Ett konceptutlåtande är ett formellt dokument som beskriver en idé i ord och / eller grafik som ska presenteras för beslutsfattare innan man faktiskt genomför idén. "Beslutsfattare" kan vara en potentiell kund, överordnad ledning i din egen organisation eller en styrelse eller annan organisatorisk organisation. Ett konceptutlåtande kan användas för en reklamkampanj, ett förslag till ett projekt eller en lösning på ett problem.
Föremål du behöver
-
Information om ditt företag
-
Idéer för ditt företag
-
Studier, rapporter eller användbara diagram (valfritt)
Samla informationen
Beslut om specifika program eller projekt du vill föreslå.
Skriv ner anteckningar om varje aspekt av programmet eller projektet som du kan tänka dig.
Förutse eventuella invändningar beslutsfattarna (din klient, företagets överordnade ledning eller organisationens styrelse) kanske har till ditt förslag och notera dina planerade svar på varje invändning.
Lista alla fördelar med att genomföra projektet eller programmet som du kan tänka dig. Med andra ord, identifiera hur den potentiella kunden, företaget övergripande eller den särskilda gruppen anställda eller avdelning, eller samhället eller valkretsen styrelsen representerar kommer att dra nytta av projektet eller programmet.
Identifiera vem som behöver utföra varje uppgift för att slutföra projektet eller programmet om konceptet är godkänt. Kommer uppgifterna att utföras av specifika avdelningar eller medlemmar i företaget, utkontrakteras till andra företag eller hänvisas till företagsunderkommittéer för genomförande.
Tänk på logiska frågor beslutsfattarna kan fråga och skriva ner svar på dessa frågor.
Brainstorm eventuella problem som kan uppstå under eller som ett resultat av detta program eller projekt, om det är godkänt och genomfört. Sätt dig och gör en lista över alla möjligheter du kan tänka dig. Använd ett sinneskartformat där du genererar idéer som slumpmässigt försöker föreställa dig alla "vad händer".
Bestäm hur sannolikt det är att det här projektet eller programmet kommer att lyckas och skriv ner din förutsägelse tillsammans med orsakerna till varför.
Organisera dina anteckningar i avsnitt eller kategorier för att lättare kunna förbereda ett formellt skriftligt konceptutlåtande.
Förbered ett konceptutlåtande dokument
Öppna ett nytt dokument i ditt ordbehandlingsprogram och skapa en titelsida med namnet på det föreslagna projektet, orden "Projektbegreppsdeklaration" under projektnamnet, en projektlogo (om tillämpligt) och datumet. Centrera texten på sidan i en stor typsnitt.
Starta en ny sida och skapa rubriker för alla olika kategorier du kan tänka på för att tydligt formulera ditt program eller projekt. Föreslagna rubriker inkluderar: Beskrivning av det föreslagna projektet, bakgrund, affärsproblem, mål, översikt, fördelar, begränsningar eller begränsningar, kända risker, variabler, motiveringar / konsekvenser av inte genomförande av projekt, nödvändiga resurser, projektledning / ansvar och sannolikhet för framgång. Du kanske vill ha djärva eller understryka rubrikerna så att de sticker ut.
Skriv informationen i dina anteckningar i logiska meningar och stycken under varje rubrik, där så är lämpligt. Använd punktpunkter för listor med objekt för enklare läsning och tydlighet. Använd numrerade listor för vissa objekt, till exempel fördelarna och variablerna. Var noggrann men grundlig och lämna inte något område tomt.
Tänk på de invändningar och frågor som du identifierade som beslutsfattarna kan ha och vara säker på att du har reagerat proaktivt på var och en av dem inom de relevanta delarna av dokumentet - utan att identifiera dem som sådana (dvs inte kalla dem möjliga invändningar).
Inkludera fotnoter och bilagor för att visa de beslutsfattare där du har tagit fram fakta, siffror, uppskattningar eller förutsägelser, eller att inkludera diagram, ritningar eller annat visuellt material för att beskriva eller presentera projektkonceptet.
Utvärdera slutdokumentet
Skriv ut en kopia av dokumentets slutliga utkast och läs det som om du är en av beslutsfattarna. Gör mentala (eller fysiska) noteringar av några tankar eller idéer som dyker upp i ditt huvud medan du läser.
Ändra dokumentet efter behov för att ta itu med eventuella tankar eller problem som uppstod när du granskade dokumentet.
Skriv ut en annan kopia.
Proofläsa det slutliga dokumentet, leta efter typsnitt och fel. Låt en annan person korrekturläsa ditt dokument, eftersom det är lätt att läsa över typografiska fel.
Skriv ut det nödvändiga antalet kopior av projektkonceptet i väntan på ditt möte med beslutsfattarna.
tips
-
Skynda inte skapandet av ett projektkonceptutlåtande. Du vill vara säker på att du har varit noggrann och förväntat varje möjlighet innan du träffar beslutsfattarna för att presentera ärendet för din idé.
Varning
Var noga med att du inte plagierar något av innehållet i ditt konceptutdrag. Ge alltid rätt kredit för några direkta citat eller information som du inte personligen skapat.
