I en perfekt affärsverksamhet skulle anställda inte behöva ett skriftligt blad "dos and don'ts" angående dina förväntningar på deras beteende, arbetsvanor och etik. Tyvärr är lagböckerna fyllda med fall där arbetstagare som har stämt sin arbetsgivare för felaktig uppsägning med motiveringen att de aldrig fick veta att det var olämpligt att spela spel på datorn, sälja sina kontorsmöbler eller pilfertillbehör. Så här skriver du politiska uttalanden som säkerställer att alla spelar med samma regler.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Ordbehandlingsprogram
Identifiera ett personalproblem som behöver åtgärdas. Detta kan vara ett problem som existerar (det vill säga klädkodsbrott, frånvaro) eller ett potentiellt problem som kan uppstå genom en kommande fusion, nedskärning, outsourcing eller införandet av en ny produkt eller tjänst.
Samla en informell kommitté bestående av din HR-person, en advokat och representanter för gruppen som kommer att påverkas direkt av den nya politiken.
Förklara för gruppen varför du känner att en ny policy är nödvändig. För att använda exemplet på en klädkod kan argumentet göras för att anställda behöver projekta en professionell bild av företaget för att locka till och behålla kunder. Om kunder uppfattar att de anställda inte har lagt någon tid eller bryr sig om sitt utseende, kan de undra sig om en sådan slumparti kommer att sträcka sig till hanteringen av sin försäkring eller försäljning av sitt hus.
Be om feedback från utskottet om hur problemet kan lösas. Till exempel kan förslaget göras att manliga anställda får bära öppna skjortor men att de alltid måste ha en kappa och slips tillgängliga för möten med kunder. Andra idéer kan vara att utse en dag i veckan (dvs. "Tillfällig fredag") för en avslappnad klädkod eller att tillåta anställda som inte har någon kundkontakt för att definiera vilken typ av kläder som bäst passar deras arbetsförhållanden.
Granska förslaget och välj de som är mest användbara. Gå tillbaka till utskottet med denna lista och bjud in diskussion om (1) vilken är den bästa kompromissen och (2) hur politiken ska verkställas.
Beskriv din policy. Öppningsdeklarationen bör förklara i klart och tydligt språk varför politiken är viktig. Det andra avsnittet ska ange vad den nya politiken är, vilken den påverkar och vilken dag den träder i kraft. Om det finns flera komponenter i policyn (det vill säga en lista över kläder som inte längre är acceptabla), använd punktpunkter så att dessa kommer att sticka ut. Den tredje delen av policyn ska förklara hur politiken ska genomföras och konsekvenserna för att bryta mot den.
Granska utkastet till ditt policyutlåtande med din HR-person och advokat för att säkerställa att alla baser har täckts och att språket är lätt att förstå.
Bestäm hur det nya politiska uttalandet kommer att sprida sig till anställda. Det mest populära formatet är ett kontorsmemo som distribueras via vanliga kanaler. Tyvärr kan detta tillvägagångssätt låta dig vara öppen för en anställd som insisterar på att hon eller han heller aldrig såg den eller att den kastades ut av misstag. För att ta itu med detta scenario kanske du vill inkludera en signaturrad för varje anställd under uttalandet "Jag bekräftar mottagandet av och förståelsen av denna policy." Distribuera två kopior. Be dem att underteckna och returnera en av dem och behålla den andra på filen eller i deras anställdas handbok.
tips
-
Konsekvenserna av att bryta mot en företagspolicy ska överensstämma med graden av svårighetsgrad. För mindre överträdelser kan det här vara något så enkelt som ett brev av reprimand som placeras i arbetstagarens personalfil, en docka i lön eller upphävande av ett privilegium. För handlingar som är allvarligare, som missbruk, stöld eller kompromiss med företagets integritet, skulle resultatet vara uppsägning och i vissa fall anförandet av straffavgifter.
