Ett lönesystem är mediet genom vilket du behandlar din lön så att de nödvändiga federala och statliga kraven kan uppfyllas. Specifikt kräver U.S. Department of Labor dig att kompensera anställda korrekt och i tid; Internal Revenue Service kräver federal löneskatt återhållsamhet; Den statliga arbetsavdelningen kräver att du tillämpar statliga arbetslagar, och statsskattemyndigheten kräver statlig löneskatt. När du utformar ett lönesystem, välj det som bäst passar dina behov.
Bedöm dina lönesättningskrav för att bestämma lämpligt system. Det manuella systemet kräver handläggning med hand. Det har en ökad risk för fel så använd den endast om du har få anställda. Det inbyggda datoriserade systemet kräver bearbetning via löneprogram. Använd det för att förenkla lönebearbetningen. Det externa systemet kräver outsourcing löneavgifter till en tjänsteleverantör. Använd det om du vill eliminera eller minska dina uppgifter om löneuppgifter.
Skapa det manuella systemet, om det är det du väljer. Köp standard tidskrifter i en kontorsleveransbutik eller skapa dem med ett kalkylblad eller ett kontorsprogram. Köp blank lönekontroll från en kontorsleveransbutik eller använd dina bankcheckar. Använd en skrivmaskin för att skriva ut lönecheckar eller handskriva dem.
Detta system kräver att man manuellt beräknar löner och avdrag. Håll dig uppdaterad med federal källskatt, skatteregistrering och skattelagstiftning via IRS Circular E. Kontakta din statliga inkomstintäkter för statliga löneskattens riktlinjer. Triple-check löneavgiften innan du utfärdar lönecheckar. Fyll i kopior av lönerapporter i ett konfidentiellt område.
Gör det inbyggda datoriserade systemet om det är det du väljer. Köp löneprogrammet som bäst passar dina behov. Småföretag kan till exempel använda QuickBooks, medelstora företag kan använda Ultimate Software och större företag kan gå med Mangrove. Du kan få dina timmars anställda att slå en vanlig klocka, men ett datoriserat klocksystem, som Kronos, är mer effektivt eftersom det tillåter dig att importera tiden till löneprogrammet. Programvaran beräknar löner och avdrag, möjliggör direkt insättning, skriv ut lönecheckar och betala stubbar, har de federala och statliga källkodsbeskrivningstabellerna inbäddade i systemet och sparar och skriver ut löneavgiftsrapporter.
Gör det externa systemet om du väljer den rutten. De flesta betalningsleverantörer kräver att du laddar upp dina lönelistor via Internet, eller skicka dem via fax eller e-post. Leverantören behandlar din lön och skickar lönecheckar och löneavgifter per lönedag. Vissa företag tillåter dig tillgång till deras system online, vilket gör att du kan skriva ut rapporter och lönecheckar till din egen laserskrivare.
När du etablerar det här systemet, måste leverantören ha dig att skriva ett ömsesidigt avtalat avtal som anger sina tjänster och ger dig en lista över sina priser. För direkta insättningsändamål, ge leverantören ditt bankkonto och rutningsnummer. Om leverantören kommer att hantera dina skatte- och nyttaaffärer, borde du få underteckna en fullmakt som ger den tillstånd.
tips
-
Du kan medföra IRS avgifter för skattefel som en tredje part gör. Följ alltid dubbelbetalning av tjänsteleverantörens arbete. Skapa ett flödesschema för ditt lönesystem. Diagrammet visar de uppgifter som är inblandade i att bearbeta din lön från början till slut baserat på det valda systemet.
