Ett lönesystem är den aveny genom vilken du behandlar din lönedel. Du kan inte bearbeta din lön utan lönesystem. De tre typerna av lönesystem är manuella, inbyggda datoriserade och externa (outsourcade). Det manuella systemet kräver att du bearbetar din lönedel för hand den inbyggda datoriserade använder löneprogrammet för att bearbeta lönelistan; det externa systemet innebär att du lägger ut din lön till en tjänsteleverantör. Ett flödesschema för lönesystemssystemet visar den ordning i vilken du behandlar din lönedel. Det effektiviserar löneförädling och hjälper dig att hålla dig på rätt spår.
Skapa flödesschemat med ett kontorsprogram - det här är den bästa vägen för ett professionellt utseende. Du kan dock rita diagrammet för hand. Skapa rutor och pilar, som visar flödet av din lönesamlingsbehandling, till exempel var den börjar och slutar.
Skapa ett flödesschema för ett manuellt lönesystem. Flödesdiagrammet ska visa alla manuella uppgifter som är inblandade i behandlingen av din lönedel via detta system.
Exempel: Samla tidskort, kontrollera tidskort för överensstämmelse, kontakta handledare angående missade eller tvivelaktiga tidskort och manuellt beräkna tidskort. Skapa en sekvens som involverar löneförädlingsuppgifter, till exempel manuellt beräkning av löner; lagstadgade avdrag som löneavgifter och löneavdrag; löner; frivilliga avdrag, såsom pensions- och hälsofördelar; och skapa lönecheckar. Gör en annan sekvens som visar efterbehandlingsuppgifter, till exempel manuellt skapa och arkivera löneregisteret, skapa och posta journalposter, deponera anställdas lön till banken och distribuera lönecheckar.
Skapa ett flödesschema för det inbyggda datoriserade systemet. Detta system eliminerar manuell bearbetning. Gör flödesdiagrammet specifikt för dina lönesystemsprogram.
Exempel: ladda upp tidskodsdata till löneprogram, granska tidskriftsdata och undersöka saknade skanningar, bearbeta löneavgift via lönesystem, skriva ut förbehandlingsrapport, dubbelkontrollera löneavgift via förbehandlingsrapport, göra nödvändiga ändringar, skapa och skicka direktinsättningsfil till banken anställningsfonder och löneskattbetalningar till banken och stäng löneavgiften. När du stänger löneavgiften sparar du hela löneuppgifterna för löneperioden i systemet.
Skapa ett flödesschema för det externa systemet. När du lägger ut din löneavgift kräver löntjänstleverantören att du skickar dem löneuppgifterna varje löptid. Leverantören tillåter dig typiskt att skicka data via fax, email eller online. Flödesdiagrammet bör innehålla detaljer om den önskade metoden.
Exempel på online-metod: granska tidsbehandlingsdata, kontakta handledare för tidsgranskning, inlämna anställdas löneförändringar och tidsbehandlingsdata i leverantörens system, verifiera inmatad data via leverantörens onlinesystem, dubbelkontroll och fillönedata från leverantören, och distribuera lönecheckar.
tips
-
Utforma flödesschemat så att det rör sig om varje lönekalkylbehandling. Uppdatera flödesdiagrammet när en förändring sker i lönesystemet.
Flödesdiagrammet bör innehålla dina förpliktelser för federala och statliga löneavgifter, såsom inkomstskatt och rapportering, inklusive W-2-behandling.
