Ett manuellt lönesystem utförs helt för hand, medan ett datoriserat lönelsessystem gör det möjligt för ett företag att behandla sin lön via dedikerad lönelseprogramvara. Ett manuellt system kan leda till lönefel och är vanligtvis en långsam, mödosam process. Datoriserade system erbjuder ett antal fördelar, inklusive ökad noggrannhet och hastighet.
Tid Importering
Många arbetsgivare använder ett tidssystem, såsom klockan, för att spåra anställdas arbetstid. Ett manuellt system kräver spårning av arbetstiden för hand, men ett datoriserat lönelsystem har förmåga att automatiskt överföra anställda poster från tidssystemet till lönesystemet.Ett sådant system kan separera ordinarie timmar från övertidsarbete, även om anställda ibland kan behöva göra justeringar.
Automatiska beräkningar
Datoriserade lönelsessystem kan runda arbetstidsarbetstimmar i kvartssegment och beräkna de totala arbetade timmarna noggrant och betalas, vilket sparar tid för manuella beräkningar. Dessa system beräknar alla lönfrekvenser, såsom veckovis, vartannat vecka, halvtimme och månatligt, baserat på de mottagna insamlingsdata.
Ett datoriserat lönesystem automatiskt beräknar anställdas lagstadgade avdrag, såsom skatter och löneavgifter, och frivilliga avdrag, såsom parkeringskostnader, 401 (k) bidrag och medicinska förmåner. Lönpersonen går helt enkelt in i de uppgifter som avdrag är baserade på, till exempel formulär W-4 information för federal inkomstskatt.
Betalningskontroll
Ett manuellt lönesystem kräver att du skriver ut lönecheck på en skrivmaskin eller för hand. Ett datoriserat lönesystem har direkt insättningsförmåga, vilket sparar pengar på levande kontroller och avstämning. Dessutom sker datoriserad utskrift av lönecheckar och betalningsstubbar snabbt, oberoende av volymen.
Rapportgenerering
Ett datoriserat lönesystem genererar lönerapporter som gör det möjligt för dig att dubbelklicka på löneavgiften innan du skriver ut lönecheckar eller betala stubbar. U.S. Department of Labor kräver att arbetsgivare behåller löneposter i minst tre år. Ett datoriserat system möjliggör utskrift av lönesamlingar för varje löptid, och sparar informationen i systemet på obestämd tid.
Datastyrda system bidrar till att säkerställa överensstämmelse med löneskatt genom att generera skatterapporter, inklusive kvartals- och årslön och W-2-formulär. Dessa system ger företagets revisorer de uppgifter som behövs för att hantera bolagets löneskatt och avstämningsuppgifter och skriva ut de nödvändiga rapporterna. Vidare spårar dessa system fördeldagar, till exempel semester och personlig tid, som tas och betalas.
