Ett inköpsagents huvudansvar är att säkerställa tillräcklig tillgång och kvalitet på erforderliga material till bästa möjliga pris. Fokus ligger på kvalitet, materialtillgänglighet, inventering och prissättning. Vid fastställande av mål bör inköpsagenten vara fokuserad på aktiviteter och mätvärden som ger bättre resultat på dessa fyra områden.
Kvalitet
Vad vi än köper, förväntar vi oss kvalitet. Material måste överensstämma med specifikationerna för att vara användbart. Ofta överstiger kostnaden för dålig kvalitet den faktiska kostnaden för materialet. Dålig kvalitet kan leda till förlorad arbetskostnad, garantianspråk, eventuellt jämn skada. Inköpsagenten bör ha en leverantörskvalitet för att säkerställa att de valda leverantörerna uppfyller standarder. Metriska bör fånga upp antalet defekta produkter som mottagits från leverantören i procent av de totala mottagna produkterna. Ett mål bör upprättas med varje leverantör. Numren bör förbättras varje år.
Material Tillgänglighet
Två aspekter till materiell tillgänglighet förtjänar att mätas. Den första fokuserar på hur många materialbrist som uppstår. Det är nödvändigt att mäta detta för att förstå om inköpsagenten beställer lämpliga materialmängder vid rätt tillfälle. Om inte, måste inköpschefen ingripa. om en livsmedelsbutik går ut ur en produkt och det inträffar i två timmar en gång vart femte år, skulle det inte locka kontrollen om den varade i tre dagar och inträffade varannan vecka.
Den andra aspekten är tillförlitlighet hos leverantörsleveranser. Detta mäts genom att jämföra leveransleveranser mot inköpsorder. Om leverantören levererar rätt kvantitet i tid, anses ordern vara "perfekt". Om mängden eller leveransdatumet inte överensstämmer med inköpsordern, skulle detta räknas som en "miss". Precis som med kvalitet bör målen uppfylla företagets mål och visa kontinuerlig förbättring.
Investeringsinvesteringar
Medan en inköpsagent ansvarar för att tillräckliga leveranser står till hands, är det viktigt att de också hålls ansvariga för att hålla lageret lågt. Få företag har obegränsade resurser att investera i inventering. Således måste inköpsagenten se till att det totala värdet av lagret hålls inom gränserna. Det vanligaste mätvärdet för lager effektivitet är lager varv. Inventory gör mätningar hur många gånger under ett visst år inventeringen helt övergår. Till exempel finns en produkt som ett företag använder 12 000 enheter per år. För samma produkt har det varit 1 000 enheter i varulagret vid varje given tillfälle. De beräknade inventeringarna för denna vara skulle vara 12 (12 000 dividerade med 1 000). En svängfrekvens på 12 indikerar att inventeringen övergår en gång i månaden, eller 12 gånger per år. Ju högre svänghastighet, desto effektivare inventering utnyttjas.
Prissättning
Vid inköpet kallas skillnaden mellan standardkostnaden för en vara och det faktiska priset som betecknas köpesumsvarians eller PPV. PPV är en gemensam mätbarhet för inköpsmedlemmar för att förstå hur bra eller dåligt det agenten utför i förhållande till kostnadsnormer. För att driva gynnsamma PPV kommer en inköpsagent att engagera leverantörer att ta bort kostnaden från försörjningskedjan. Ett exempel kan vara i det fall där en inköpsagent sänker priset genom att köpa i större parti, eller om inköpsagenten kunde hitta en alternativ källa som skulle kunna leverera till ett mer förmånligt pris.
