Om du är en passionerad medarbetare och du märker att några av förfarandena på ditt arbete kan förbättras, kan du överväga att skriva ett förslag om att införa nya förfaranden. Denna typ av förslagsbrev (eller e-post) kan klassificeras som ett internt förslag. Att skriva interna förslag är lite annorlunda än att skriva externa. Eftersom du skriver till personer som arbetar i samma organisation som du gör kan du använda ditt interna jargong och vara mindre känsliga för att använda konfidentiell information.
Skapa en plan för ditt förslag. Bestäm publiken till vilken du kommer att ta upp förslaget. Om du vill att din organisation ska införa ett nytt redovisningssystem, till exempel, kontakta bokföringsavdelningen, kanske chefsrevisorns kontor. Också bestämma syftet med ditt förslag - till exempel genomförandet av ett visst bokföringssystem. Dessutom sätta dig i läsarnas skor. På så sätt kan du bättre förstå hur du kan övertyga publiken om att ditt förslag ska accepteras.
Börja skriva förslaget. I början bör du uttryckligen och tydligt ange syftet med ditt brev. Till exempel kan du skriva, "Jag skriver detta brev för att be att Redovisningsavdelningen ska överväga att implementera ABC: s bokföringssystem."
Beskriv nuvarande rutiner i din organisation. Visa eventuella ineffektiviteter i nuvarande rutiner. Till exempel kan det nuvarande bokföringssystemet vara för tidskrävande att fungera. Dessutom kan det göra kostsamma fel.
Ge en kortfattad beskrivning av de nya förfarandena. Beskriv hur de skulle skilja sig från de gamla. Beskriv först ditt förslag i bara några få meningar. Efter det, ge så mycket detaljer som kan vara nödvändiga. Håll förslaget brev kortfattat och kortfattat.
Ge argumenten som stöder genomförandet av de föreslagna nya förfarandena. Ange tydligt fördelarna som de nya rutinerna kan ge till organisationen. Möjliga fördelar kan innefatta högre produktivitet, bättre kvalitet på producerade varor eller tjänster, större besparingar i råvaror och förbättrad anställdas moral.
Säkerhetskopiera ditt förslag med eventuella dokument. Till exempel kan nya förfaranden ha testats någon annanstans inom din organisation eller i din bransch. Markera alla stödjande dokument tydligt och ange vad de betyder i texten i förslaget.
Ge information om hur de föreslagna förfarandena kan genomföras i din organisation. Om du föreslår att ett nytt redovisningssystem införs, kan genomförandet göras i steg. Under en tid kunde de nya och de gamla systemen drivas samtidigt. Efter det nya systemet testas kan det gamla systemet fasas ut.
Få någon annan att läsa förslagsbrevet innan du skickar in det. Be om kritik. Diskutera förslaget och identifiera punkter där det kan förbättras. Ändra några meningar i förslaget för att göra det mer övertygande.
Skicka ditt förslag.
tips
-
Använd enkelt språk. Om du behöver använda vissa villkor, ge deras definitioner, om du inte är säker på att den som läser förslaget är bekant med dem. Också, föredra korta meningar som är tydliga och till den punkten.
