Ett förvaltningsinformationssystem (MIS) eller informationshanteringssystem är särskilt viktigt för företag som arbetar i samarbete med andra företag, så de två måste dela information med eller överföra information till varandra. Dessutom kan företag med mer än en avdelning eller enhet använda MIS för att sammanställa information på en central plats och därmed förhindra informationsförlust. En MIS har fyra nyckelfunktioner.
Datainsamling
Organisationer använder en MIS för att lagra data. MIS lagrar informationen i ett av två databassystem. Den första typen av databas, relationsdatabasen, lagrar inmatning från användare, och relaterar sedan den informationen till annan information i hela systemet. Databasen lägger därefter den informationen i grafer eller diagram, så att användarna kan jämföra data. Den andra typen av databas, den hierarkiska databasen, lagrar data i den ordning som den mottagits men ger inga jämförelsetabeller för användaren.
Rapportgenerering
Medan MIS tjänar till att lagra data använder den också den data för att generera rapporter. Användare av systemet bestämmer vilka typer av rapporter, med specifika mallar som finns tillgängliga i systemet för olika typer av rapportering. När användaren uppmanas sammanställer systemet den rapport som krävs, sätter in data i mallen och skriver sedan ut rapporten för verksamheten.
Tillgänglighet och integration
MIS fungerar med öppen åtkomst. Öppen åtkomst innebär att den primära MIS kan kopplas till eller integreras med andra system inom verksamheten, vilket möjliggör ändringar av data från olika källor och från flera platser. Denna funktion ger två viktiga resultat. Organisationer kan uppdatera systemet för att ge information i samband med policy och regler, och systemet kan underhållas utan att behöva professionell servicepersonal.
skalbarhet
En viktig egenskap hos en MIS är att företag kan köpa en liten version av ett system och sedan över tiden lägga till det som ekonomin tillåter. Företag kan lägga till ökade datakapacitet, liksom systemfunktioner, till det ursprungliga systemet när verksamheten växer, vilket eliminerar behovet av företagsägaren att köpa ett helt nytt system vartannat år.
