Med många underavdelningar för redovisning finns det hårda och snabba regler och regler vad gäller organisation och vad som är och är inte tillåtet. Detta är inte fallet med redovisningsinformationssystem. Det finns helt enkelt för många åsikter om vad en AIS är och vad det inte är. Vad som skiljer AIS från andra informationssystem är de juridiska och professionella skyldigheter som åläggs företagets ledning och revisorer.
Flöden av information
En av egenskaperna hos en AIS är informationsflödet. Det illustreras här med hjälp av en pyramid med hantering på toppen, mellanhantering strax under det, verksamhetshantering under det och operativ personal som representerar informationsflödet. Information om företagets prestanda går upp till alla ledningsnivåer genom personal. Toppledningen är ansvarig för aktieägarna eller ägarna till bolaget för den information de erhåller. Att bidra till denna information om företagets resultat är kunder och leverantörer, med vilka verksamhetspersonalen har daglig kontakt. Med hjälp av denna information filtreras topphanteringen information om företagets budget och instruktioner om hur man ändrar eller förbättrar de dagliga interaktionerna med kunder och leverantörer. Information från leverantörer och kunder kallas externa informationsflöden. De från personal till ledning och ledning till personal är kända som interna informationsflöden.
Bearbetningstransaktioner
Ett annat inslag i AIS är att behandla transaktioner. En AIS hanterar två olika typer av transaktioner. Den finansiella transaktionen, vilken är en monetär transaktion som påverkar tillgångar eller aktier i en företagsorganisation. Den icke-finansiella transaktionen är ett beslut som, även om det inte mäts monetärt, kan påverka företagets övergripande bokföringshälsa. Om företaget till exempel bestämmer sig för att byta leverantörer på grund av en kraftig ökning av priserna från en nuvarande leverantör, är den omedelbara effekten inte ekonomisk natur tills den första ordern är placerad.
Alla transaktioner ingår i Redovisningsinformationssystemet i syfte att påverka toppledarens beslutsfattande. Om toppledningen är medveten om en kommande ökning av kostnader, skatter eller en potentiell förlust av kundkrets kan beslut fattas för att motverka negativa konsekvenser av framtida händelser.
AIS-modell
En typisk modell av en AIS illustrerar dessa funktioner och innehåller tre olika steg i hanteringen av information. Först är datainsamlingen. Det anses vara det viktigaste av alla tre stegen, som om fel går oupptäckt kan systemet skapa opålitlig produktion. De två viktigaste kraven i datainsamlingsprocessen är att de data som används är både relevanta och effektiva. Det är i datainsamlingsstadiet att dataens relevans ska vägas för att filtrera bort alla irrelevanta fakta från systemet. Effektivitet innebär samling av samma uppsättning data endast en gång. Underlåtenhet att göra det leder till överflödiga uppgifter. Det andra steget är i databehandlingen, eller försöket att organisera uppgifterna på ett sådant sätt att ledningen kan fatta beslut när det gäller företagets finansiella beslut. Ett exempel skulle vara att använda försäljningsdata för att kunna förutse framtida försäljningsförväntningar. Baserat på dessa förväntningar kan beslut fattas om personalbehov. Det tredje steget är den faktiska genereringen av information som leder till beslutsfattande. Om beslutet baseras på finansiella eller icke-finansiella transaktioner, kan beslutet påverka den dagliga verksamheten i verksamheten och eventuellt företagets ekonomiska utsikter.
