Samlingsaktiviteter utgör en obehaglig bakom kulisserna nödvändighet när någon har pengar till dig eller ditt företag och verkar ovilliga att betala. Snarare än att engagera dig i ett tidskrävande och fruktlöst spel av telefonmärke med en person som har all anledning att undvika dina samtal, skriv ett företagsligt grundligt brev som en påtaglig påminnelse om skulden. E-postmeddelanden kan ta mindre tid och förberedelse än bläck på papper, men det faktum att du strävar efter att kommunicera via posten understryker din uppriktiga och seriösa avsikt att säkra betalningen.
Föremål du behöver
-
brev~~POS=TRUNC
-
Kopia av faktura
Skapa ditt brev på det officiella brevhuvudet för den verksamhet eller organisation som den långsamma betalaren är skyldig i betalningen. Om det inte finns något sådant brevpapper, öppna brevet med din eller din organisations namn och adress. Följ den informationen med fullständigt namn och adress för den person eller enhet som betalar dig. Ange betalningsmottagarens kontonummer och faktura eller transaktionsnummer före hälsning som identifierar mottagaren.
Använd en formell personlig hälsning. Adress till mottagaren som "Kära Ms Jones" eller "Kära Herr Smith." Börja med "till vem det kan vara" om du inte har fullständig kontaktinformation för en individ.
Håll en professionell, hjärtlig, positiv tonen även om du känner dig djupt känsla av frustration. Fokusera din prosa på tanken att betalningsmottagaren har förbisett din faktura och helt enkelt behöver en påminnelse att göra lämplig remittance.
Ange skuldens belopp och art, inklusive fullständiga uppgifter om det köp eller den tjänst som det betalar för. Inkludera transaktions- och leveransdatum samt annan identifierande information.
Stava ut vad du förväntar dig av sändaren, inklusive hur snart du förväntar dig betalning. Förtydliga eventuella påföljder, inklusive ränta eller sena avgifter som redan gäller eller kommer att gälla.
Ge din kontaktinformation så att sändaren kan nå dig för att klargöra situationen eller begära en betalningsförlängning. Ange ditt direkta telefonnummer och e-postadress även om de visas på brevpappret själv. Stäng med tack för remitterens snabba uppmärksamhet och en bekräftelse av det värde du lägger på ditt arbets- eller affärsförhållande.
tips
-
Det gamla ordstävet att "du kommer fånga fler flugor med honung än med ättika" gäller rikligt med betalningspåminnelser. Om inte detta brev representerar en slutlig efterfrågan, lämna utrymme för utsikterna att fakturan avled eller om sändaren upplevde en viss olycka som störde hans uppmärksamhet på betalningsuppgifter.
Bifoga en kopia av relevant faktura eller uttalande Om du inkluderar ett självadresserat kuvert för remittering, nämna det i ditt brev.
Varning
Om ditt brev beskriver konkreta åtgärder du planerar att vidta som en del av en insamlingsinsats, inklusive småförfaranden domstolsförfaranden eller andra åtgärder, vara beredd att följa med de åtgärder du skisserar.
