Människor leder upptagna liv och kommer inte alltid ihåg när de behöver göra något. Att skicka in påminnelsebrev om en deadline kan helt enkelt vara en professionell artighet eller det kan vara en del av ditt kontosystem. Tonen i dessa bokstäver beror på anledningen till att du skickar en påminnelse. Till exempel använder du en stödjande ton om du påminner upptagna föräldrar om tidsfristen för anmälan till sommarläger. En affärsbrev som hotar rättsliga åtgärder om en proposition inte betalas kräver en annan inställning. Effektiva påminnelsebrev skickas bra innan tidsfristen för att ge mottagaren tid att agera.
Skriv brevet med en konversationston om brevet är tänkt som en vänlig påminnelse. För ett vänligt brev, använd första stycket för att starta brevet på ett ljust sätt, till exempel att göra en observation om hur våren snabbt kommer till slutet, och det betyder att tidsfristen för anmälan till sommarläger närmar sig snabbt. För en sträng affärsbrev, kom till punkten omedelbart genom att ange varför du skriver och varför mottagaren måste svara på brevet.
Starta andra stycket genom att tydligt ange tidsfristen. Ge tydlig, specifik information om tidsfristen, till exempel onsdagen den 7 december kl. 17.00. ET. Tiden är valfri, men är användbar i vissa fall.
Ange tydliga anvisningar om hur man möter deadline. Möjligheter inklusive att skicka en betalning så att den mottas före eller innan tidsfristen, eller anmäler sig online för en funktion före deadline. Ange annan relevant information, t.ex. betalningsbeloppet eller annan information som krävs för att slutföra uppgiften.
Berätta mottagaren om konsekvenserna för att missa deadline. Till exempel påpeka att personer som registrerar sig efter tidsfristen betalar en högre avgift eller att det inte finns några bestämmelser för sen registrering.
Avsluta med en gratis stängning som "Varma hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar".
