Även om många anser möten som ett slöseri med tid, är de ett effektivt sätt att dela med sig av information, följa utvecklingen av ett stort projekt och förbättra kommunikationen mellan medlemmar i ett lag. Det är viktigt att alla som deltar är närvarande och kommer i tid för att förhindra onödiga förseningar. Ett effektivt sätt att be dem som är involverade att vara där i tid är att skicka alla en påminnelse om det kommande mötet några dagar innan det är planerat att äga rum.
Skicka ett mail till alla mötesdeltagare ett par dagar före mötet.
Ange e-postadresserna till alla som förväntas delta i fältet "Till" i e-postmallen och börja sedan komponera ditt meddelande.
Inkludera viktiga detaljer som datum, tid och plats. Du kan också bifoga en agenda om det finns en. Detta kommer att hjälpa deltagarna att förbereda sig för mötet.
Om mötet bara kommer att involvera några personer kan du föredra att skicka ett textmeddelande till alla. Detta varnar deltagare i det schemalagda mötet och skickar detaljer direkt till sina mobiltelefoner. På så sätt kan de kontrollera detaljer som tid och plats för mötet med en knapptryckning var de än befinner sig. (Se till att du har allas rätta mobilnummer. Meddelanden som av misstag skickas till en fast rad kommer inte att tas emot.)
