Utarbetande av ett anställningsbevis är en gemensam personaluppgift. Det är dock generellt inte en bra idé att leverera information om nuvarande eller tidigare anställda via telefon. För en sak har du inget sätt att verifiera den som ringer personen. För att en annan utfärdar information över telefonen bryter mot de integritetskontroller som de flesta företag har på plats. Ett bättre alternativ är att kräva skriftligt tillstånd från arbetstagaren och sedan lämna arbetsuppgifter skriftligen.
Varför ett anställningsbevis?
Företag och privatpersoner som fattar beslut baserade på nuvarande eller tidigare anställning och lön behöver ett sätt att verifiera information som tillhandahålls av en anställd. De vanligaste är banker och andra utlåningsinstitut, husägare, bemanningsföretag och andra potentiella arbetsgivare. Långivare och husägare behöver vanligtvis bara verifiera anställningsstatus och löner. Hyrande företag kan begära information om närvaro, arbetsuppgifter och arbetsuppgifter. Din verifieringspolicy bestämmer hur mycket information ditt företag är villigt att tillhandahålla.
Standard Versus Formell Verifikation
Informationen som du innehåller i ett certifikat för anställning beror ofta på om du skapar ett standard eller formellt intyg. Vardera versionen ska vara på officiellt företags brevhuvud och innehålla datum, titel och underskrift av den person som utfärdar verifieringen. Ett standardcertifikat, som en husägare kan begära, innehåller vanligtvis en anställds namn, anställningsstatus, nuvarande jobbtitel och grundlön. Ett formellt intyg som utfärdats till en långivare kan också innefatta arbetstagarens socialförsäkringsnummer och ett officiellt företagsförsegling eller frimärke från en notarius publicus.
Format och stil
Ett anställningsbevis har ingen standard layout. Använd en standard 8,5-i-11-tums pappersark, ställ in sidorienteringen till landskap och marginaler till 0,5 tum för att få verifieringen att se ut som ett traditionellt certifikat. Ställ in orienteringen i stående och använd standard 1 tums marginaler för ett företags brevutseende. Centrera brevpappret, som ska innehålla företagsnamn och kontaktinformation, och börja sedan ange verifieringsinformation. Du kan formatera certifikatet som ett bord och ange varje bit av information på en separat, dubbelsidig linje. På vänster sida anger du etiketter som "Anställd", "Aktuell position" och "Årlig inkomst". Lägg till lämplig information på höger sida.
Leveransalternativ
Leveransalternativ är ofta olika för standard och formella certifikat. För ett vanligt anställningsbevis kommer de flesta företag att maila, faxa eller maila informationen till en mottagare. När ett formellt certifikat innehåller ett socialt säkerhetsnummer skickar de flesta företag informationen via US-posten. Du kan också tillåta anställda att hämta och leverera sitt eget certifikat. Oavsett om du meddelar en anställd att du har levererat ett certifikat beror på storleken på ditt företag och hur många förfrågningar du får för den här tjänsten.
