Från den tid då en arbetsgivare har sin första kontakt med en potentiell medarbetare, är det viktigt att anställda skrivs i en anställdas personaldokument under namnet på varje anställd genom uppsägningstiden. Dessa anställningsfiler kan, om de upprätthålls på rätt sätt, potentiellt tjäna till att skydda arbetsgivaren från framtida ansvar för överträdelser av arbetsrätt och arbetsrätt, såsom felaktig uppsägning eller anställningsdiskriminering.
Föremål du behöver
-
Låsning av filskåp eller ett säkert rum med begränsad tillgång
-
Mappar
Förstå varför du behöver behålla personalets personalfiler. Det här är företagets och anställdas register över vad som har hänt på arbetsplatsen. De register som upprätthålls i personalfilen kan tjäna till att skydda arbetsgivaren i framtida rättsliga förfaranden och hjälpa till att rensa missförstånd som kan uppstå i samband med politiska frågor, löner och förmåner, arbetsuppgifter och ansvar, disciplinära eller korrigerande åtgärder och klagomål.
Så vad ska gå in i en personalpersonsfil? Följande handlingar och register ska bibehållas av personalresurser, eller chefer, på varje anställd. Arbetsbeskrivning Jobbansökan Anställningserbjudande IRS-formulär W-4 Mottagning för anställdshandbok (Ofta en bra idé att behålla en kopia av handboken, speciellt när den kan komma att ändras från tid till annan. På så sätt vet alla vad villkoren i handboken som anställdes undertecknat var.) Eventuella prestationsbedömningar ges Anmälningsformulär för anställningsförmåner Awards Klagomål och komplimanger mottagna om arbetstagaren Disciplinära åtgärder eller varningar * Deltagningsregister Det rekommenderas att varje annan typ av post har sin egen flik.
Medicinska register och invandringsblanketter ska behållas i separata filer. Eftersom du inte kan fatta anställningsbeslut baserat på en persons invandringsstatus, förutsatt att de har rätt att arbeta i USA, och den federala regeringen har rätt att granska I-9, är det troligen bättre att hålla det åtskilt. Vad gäller medicinska journaler innehåller amerikanerna med funktionsnedsättningslagen (ADA) också mycket strikta regler med avseende på integritet och tillgång till postanställda journaler, så det är nödvändigt att behålla dem i en separat fil och filskåp med begränsad tillgång. ADA begränsar informationen i dessa register till övervakare, i den utsträckning som arbetstagaren har nödvändiga begränsningar i sina uppgifter eller behöver boende. första hjälpen arbetstagare vid akutsjukvård och regeringen och försäkringsansvariga under begränsade omständigheter.
Det är viktigt att felaktiga uppgifter i en anställds personalfil korrigeras omedelbart efter uppsägning från företaget att informationen är felaktig.
Medarbetarpersonalfiler bör vara låsta och bara tillgängliga för personer som har ett legitimt företag måste ha tillgång till filen. En chef eller en första handledare kan behöva tillgång för att kunna fatta beslut om kampanjer och disciplinåtgärder. Om någon utan ett legitimt företag behöver komma åt filen vill se det, behöver de en giltig dagmoment. Annars kan personens integritetsrätter brytas.
I allmänhet kräver inte lagen att du meddelar en anställd vad som finns i deras anställdas personaldokument utan lämplig begäran från arbetstagaren. Det är förmodligen en bättre affärspraxis att hålla anställda informerade om vad som finns i deras fil. På så sätt har du inte en marginal anställd som är förvånad när de är disciplinerade eller avslutade. Undantagen från denna allmänna regel är bestämmelserna i Fair Credit Reporting Act (FCRA). Det kräver att du informerar anställda eller potentiella medarbetare om du tar en negativ åtgärd utifrån vad som finns i deras kreditredovisning.
Separat från frågan om meddelande till anställda om vad som finns i deras personalfil är frågan om tillträde. Många stater kräver att arbetsgivare ska ge anställda och tidigare anställda tillgång till deras personalpersonalfil. Det är viktigt att du som professionell eller företagsägare för mänskliga resurser vet att du känner till lagen i ditt tillstånd i detta avseende. Som en allmän regel måste arbetstagarens tillgång vara rimlig och förutsatt att en ledamot är närvarande för att säkerställa att inget tas eller ändras. Vissa statliga lagar tillåter arbetstagaren att ha kopior, om de gör det, har någon från företaget kopian. Det kommer ofta att finnas gränser för vad arbetstagaren kan se i sin personalfil. Om det finns känsliga föremål som referensbrev, brottsutredningar och annan information som kan bryta mot andras integritetsrätter, kan de nekas åtkomst till det. Det är en bra idé att behålla dessa objekt under en separat flik i medarbetarens personalfil. Vissa staters lagar kan tillåta den anställde att lämna in motåtgärder till disciplinära åtgärder eller utvärderingar.
tips
-
Håll en kopia av statslagen, om det finns en i ditt tillstånd, om tillgång till personalpersonalfiler som är inlagda eller praktiska, i det område där dessa filer hålls. Detta kommer att undvika konflikter mellan ledningen och arbetstagaren över vad som är och är inte tillåtet.
Varning
Varje anställd måste behandlas lika när det gäller underhåll och tillgång till personaldokument. Eventuell avvikelse i praktiken kan underlätta företaget för rättstvister. Om du har några tvivel om hur du behåller dina anställdas personalfiler, kontakta en advokat.
