En gemensamt förbisedd men ändå värdefull aspekt av ett företag är röstbrevlådans hälsning. Minnesvärda och professionella inspelningar har en positiv inverkan. Gör hälsningen passar företaget samtidigt som du lägger till stil med någon personlighet som kastas i mixen. De bästa utgående inspelningarna har rätt smak utan att förlora den professionella touchen.
Grundläggande ingredienser
Ett företags röstbrevlåda ska ha flera ingredienser som informerar. Ange namnet på den person vars anknytning har ringts, företagets namn och avdelning. Bjud uppringaren att lämna ett meddelande; ofta inser inte uppringaren att hon har nått röstbrevlådan. Berätta för kunder när de kan förvänta sig ett samtal och erbjuda en alternativ kontakt, om möjligt. Lägg till företagets hemsida eller e-postadress. Lämna bara en extra kontakt för korthet, varnar Christopher Null, skrivande i PC World. Konstruera en hälsning kort och till-punkten.
No-Nos
Undvik att använda en mobiltelefon för att spela in hälsningen. En landlinje är att föredra för hälsningsinspelningen. Ljudkvaliteten är inte lika bra på en mobiltelefon jämfört med en landlinje. Professionella hälsningar borde inte låta förvrängda eller sprickor. Undvik standard hälsningar. De låter automatiska, opersonliga och kalla. Se till att inga bakgrundsbelysningar spelas in. En dålig inspelad telefon hälsning kan vända kunder och leder bort. Undvik "um" och "uhs." Förbered ett skript före inspelning så det flyter enkelt.
Allmänt hälsning
Den allmänna hälsningen används dagligen för vardagliga missade samtal medan telefonen är obevakad. Denna hälsning spelas vanligtvis för personer som ringer från företagets utsida.
"Du har nått (företag), var (slogan). Detta är (namn), din guide till (avdelning). Tyvärr kan jag inte ringa till telefonen just nu, men lämna mig ett meddelande med ditt namn och telefonnummer, så återkommer jag ditt samtal så snart som möjligt. Eller gärna skicka ett mail till mig på (e-postadress)."
Utanför kontorshälsning
Meddelanden utanför kontoret används när någon kommer att vara borta från kontoret under en bestämd tid. De flesta röstbrevlådtjänster tillåter en hälsning att spela under en viss tid så att ingen måste komma ihåg att stänga av det utanför kontoret.
"Hej, det här är (namn) i (avdelning). Jag är ute av kontoret tills (datum). Jag kommer att kolla mina röstmeddelanden under hela dagen, så snälla lämna mig ett meddelande och jag kommer att ringa tillbaka ditt samtal så snart som möjligt. Om du behöver ytterligare hjälp kan du kontakta (alternativ kontaktperson) på (telefonnummer), eller du kan besöka vår hemsida på (URL)."
