Att skapa kontroller och balans är ett av de bästa sätten att hjälpa ett företag att trivas. I ett affärssystem som använder kontroller och saldon är roller tydligare definierade. Genom att skapa kontroller och saldon kan du implementera ett redovisningssystem som främjar ansvarsfördelning. Genomförandet av kontroller och saldon i ditt företag bidrar till att hjälpa dig att identifiera internt och externt stöld.
Köp ett system för redovisningssystem, om du inte redan har en på plats. Ett populärt bokföringsprogram för småföretag är Intuit QuickBooks bokföringsprogram. Ditt bokföringssystem borde kunna spela in och analysera data snabbt och korrekt. Bokföringsprogrammet ska vara enkelt och enkelt att använda, men det ska kunna expandera när ditt företag expanderar.
Upprätta tydligt definierade roller för anställda. Det viktigaste att göra för att skapa kontroller och balans i ditt företag är att separera uppgifter så mycket som möjligt. Den som ansvarar för kontanthantering, eller arbetar med ditt företags försäljningsenhet, borde inte vara samma person som räknar och registrerar försäljning för dagen.
Separata kundfordringar från leverantörsskulder. Du vill inte att personen som ansvarar för att få betalt för fakturor och tjänster som görs vara samma person som ansvarar för att betala utgående fakturor och löneavgifter. Att göra kundfordringar och leverantörsskulder utbytbara tullar kan leda till allvarliga kontanter försvårar.
Säljare bör aldrig ha möjlighet att hantera lager- eller beställningsmaterial från en leverantör. Genomföra kontroller och saldon som gör en anställd ansvarig för att köpa material eller leveranser och en annan anställd som ansvarar för att upprätthålla färdig inventering på optimala nivåer.
Skapa lager kontroller som minimerar ditt företags risk för intern stöld. Din försäljningsenhet ska fungera i samklang med ditt bokföringssystem för att säkerställa att varunummer är korrekta. Försäljning, i form av kontanter, borde lätt matchas med lager i hand. Att skapa korrekta kontroller och balans minskar ditt företags exponering för bedrägerier och andra missförhållanden.
