Säkerhetsofficer behöver en fastställd uppsättning politik och rutiner för att styra dem i sina handlingar. Denna uppsättning rutiner bör finnas på varje etablerat inlägg som referens och borde krävas läsning. Dessa protokoll levereras i träning och bekräftas av tjänstemannen. Avvikelse från dessa etablerade protokoll öppnar dörren till ansvar och rättstvister för alla inblandade.
Betydelse
Betydelsen av etablerade protokoll i stället för säkerhetsansvariga är avgörande. Utan en bestämd politik för att tjänstemännen kommer tillbaka, tillåter det för mycket utrymme för tjänstemän att "klara av sig när de går" - ofta i okunnighet om lokala lagar och mandat eller bästa praxis utformade för att begränsa ansvaret.
Typer av protokoll
Det finns tre typer av protokoll för säkerhetsansvariga: policy- och procedurhandböcker, postorder och nedslagsloggar. Vart och ett av dessa protokoll adresserar olika nivåer av organisationen som går ner från hela företaget, ner till den enskilda webbplatsen och slutligen till de specifika inläggen på varje sida.
Övergripande policy och förfaranden
Föräldern till säkerhetsansvarigens protokoll är policy- och procedurhandboken. I den här handboken beskrivs grundläggande förväntningar och riktlinjer för de säkerhetsansvariga som är verksamma över hela världen. Den är utarbetad av bästa praxis och typiskt granskad av en personalgrupp eller ett företag samt en expert på arbetsmarknaden. Denna manual introduceras i träning, dess principer förklaras i enkla termer och dess innehåll bekräftas och spåras.
Postorder
När säkerhetschefen når sin arbetsplats möter han ett mycket specifikt inlägg som kräver mycket specifika protokoll. Metoden adresserad med ansvarsskyldighet är genom postorderkonceptet. Dessa skriftliga order, korrekt genomförda och granskade av ledningselementet, beskriver exakt "vad, när, var och hur" posten bemannas med så lite tvetydighet som möjligt. När du antar posten för första gången behöver säkerhetsansvarig läsa beställningarna och kontrollera om ändringar är så att han överensstämmer med order.
Pass-Down loggar
Pass-down-loggen är ett viktigt protokoll där den aktuella "realtid" -informationen hålls. Det är något av en fångst för alla frågor som är relevanta för en inkommande officer som inte omfattas av den generella policy- och procedurhandboken eller specifika postorder. Om posten till exempel anmäls att "den röda cementbilen med registreringsskylt 12345 ska tillåtas med endast en tisdag", registreras denna information i nedräkningsloggen. Detta gör att postorderna kan ändras tillfälligt för detta undantag.
Protokollens längd
Protokoll för säkerhetsansvariga, oavsett om de är i form av postorder eller policy och rutiner, måste vara tillräckligt långa och djupa för att ge bred vägledning för de flesta scenarier. Omsorg används dock för att undvika att skapa dokument som är onödigt långt och över specifikt. Protokoll som är för otrygga eller till och med motsägelsefulla risker förvirrar officerare som ofta befinner sig långt ifrån dem som skrev orderen.
