En kontorschef, ibland känd som receptionist eller kontorist, fyller ett stort antal roller. Denna kundposition, som vanligtvis finns i gästbranschen, tjänar både till gränssnittet med kunder och utföra kontorstjänster. Även om ansvar och ersättning varierar kraftigt från organisation till organisation och till och med inom företag, delar många kontorschefer ett antal grundläggande uppgifter.
Kundgränssnitt
Front office managers ofta gränssnitt med kunder, ofta hälsning dem som de går in i anläggningen, svara förfrågningar och generera försäljning. Enligt en generell arbetsbeskrivning som anges på anställningswebbplatsen Career Builder kan kontorscheferna ta emot och bearbeta betalningar från kunder och tillhandahålla kvitton vid behov. I vissa fall, enligt Career Builder, hanterar kontorschefer också besvärliga kunder eller gäster och engagerar lämplig säkerhetspersonal för att ta itu med kundens säkerhetshänsyn. Beroende på organisationen kan en kontorschef koppla samman med alla gäster eller bara med de som anses känsliga eller viktiga.
Office Management
Huvudkontorscheferna ser till att verksamheten fortsätter att fungera på ett effektivt sätt. Förvaltningen av kontoret kan innebära analys av utgifter för att minimera kostnader, enligt en arbetsbeskrivning som anges på logiwebbplatsen Hotel Mule, och vissa chefer granskar dagliga loggböcker för att hålla en medvetenhet om affärsverksamheten. Huvudkontorschefer bör vara bekanta med typiska kontorstillämpningar som kalkylblad och ordbehandlare. Enligt anställningswebbplatsen The Job Fool kan anställda i denna position också använda företagets egna system för att upprätthålla affärsverksamheten.
Hantera kundupplevelse
Anställda i en postkontorchef har ett stort ansvar för att säkerställa kunder och gäster får exemplarisk service. Förutom att helt enkelt interagera med kunder och ta itu med säkerhetsproblem, fungerar också chefer som en enda kontaktpunkt för kundklagomål och eskalerade problem. Huvudkontorledare kan godkänna kampanjpriser som svar på kundförhandlingar, enligt en arbetsbeskrivning på Hotel Mule, och vissa kontorschefer har befogenhet att bevilja rabatter, servicekrediter eller gratis service till missnöjda gäster. Front office managers kan också arbeta med andra grupper inom verksamheten, som hushållning och underhåll, för att säkerställa att gästerna ser en ren, fullt fungerande fastighet vid ankomsten.
Personalövervakning
Beroende på organisationen kan kontorschefer vara ansvariga för att övervaka medlemmarna i hotellets personal. Övervakningsuppgifter, enligt The Job Fool, kan innefatta schemaläggning av personal för att möta kundernas efterfrågan, planera och tilldela arbete och utveckla medarbetarkommunikation. Front office managers kan planera och genomföra regelbundna personalmöten och till och med samarbeta med chefer för andra avdelningar för att säkerställa att organisatoriska uppgifter fullbordas. I vissa fall utvecklar och anställer anställda i denna position utbildning för att hålla medarbetarna uppdaterade på förändrade affärspraxis.
