Möten äger rum nästan överallt där finns människor. Kyrkor, skolor och företag håller alla möten av en eller annan anledning. När minuterna är ordentligt tagna kan de lätt vidarebefordras till andra medlemmar av mötet som behöver höra något specifikt igen, särskilt en dag eller två efter mötet. Så mycket vi kan försöka kommer vi aldrig att minnas allt. Det är därför som tar minuter rätt på ett möte är så viktigt.
Tar protokoll
Kontrollera om ditt företag, kyrka eller skolan har ett obligatoriskt format för att ta mötesminuter. Vissa affärer har ett visst sätt att de gillar att göra saker, även om det varierar från standarden lite. Se till att du följer det begärda formatet.
Sitt på en plats där du kan se och höra alla. Det är svårt att skriva ner protokollet när du letar efter vem som sa vad. Sittande på en central plats är bäst om rummet är ganska stort utan förstärkning. Sitt på framsidan av rummet när stora grupper använder mikrofoner.
Skriv datumet på ditt papper. Ha ditt papper och penna redo innan mötet börjar förhindra att du saknar något viktigt i början. Skriv också ned om det här mötet handlar om ett specifikt ämne eller problem. Också, snabba notera nedläggningsarrangemanget om medlemmarna är relativt få. Detta kommer också att hjälpa dig senare när du noterar vem som sa vad.
Spela in alla som finns där. Se till att du skriver ner den som ansvarar för mötet, liksom de som inte kunde delta av någon anledning eller någon annan. Om möjligt, förbereda en översikt av ämnet på förhand för att ge dig något att följa medan du tar minuter under mötet.
Skriv ner vem som sa vad, idé eller ämnesdiskussioner och beslut om dessa diskussioner. Om en omröstning äger rum, skriv ned vem som presenterade omröstningen, vilken utsände den och också vad resultatet av omröstningen var, till exempel 4 nej till 9 ja.
Anteckna inte absolut allt som sagt under mötet. Skriv bara ned idéerna och ämnena i sammanfattning. Du kommer att köra dig galen om du försöker skriva ner varje ord som varje person säger.
Återuppta dina protokoll så snart som möjligt efter mötet. Detta förhindrar misstag och minnesförluster. Se till att du dubbelklickar din stavning innan du skriver ut protokollet och lämnar dem ut till dem som var på mötet.
