Arbetsgivare har en hel del utrymme när det gäller att förbereda lön för sina anställda så länge som den metod de använder är effektiv och rättvis. Många småföretagare väljer att förbereda löneavgifterna för sig själva för att spara pengar och för att bibehålla bättre kontroll och övervakning. När du själv förbereder lön kan du välja att göra det helt för hand eller för att använda ett kalkylblad och du kan välja att beräkna timmar och minuter som arbetats med antingen avrundning av minuter i kvartaler om en timme eller genom att konvertera minuter till decimaler. Alternativt kan du överväga att använda ett löneprogram för att spara tid och energi.
Avrundning Exakta minuter till kvartaler
Om du gör lön helt för hand kan det vara svårt att hålla reda på och beräkna timmar och arbetade minuter med total noggrannhet. I stället kan det vara lättare att runda exakta minuter till kvartaler om en timme, vilket är den största bråkdelen av en timme som du juridiskt kan runda till för lönedel.
Det viktigaste att komma ihåg när du använder den här metoden är att medan du juridiskt kan runda minuter till kvartaler om en timme, kan du inte bara runda ner eller du bryter mot lagen om rättvisa arbeten. I stället bör arbetstiden från en till sju minuter avrundas, men åtta till 14 minuter ska avrundas upp till närmaste kvartalet av en timme.
Till exempel, om John arbetade från 8:46 till 5:28, inklusive en betald lunch, kunde hans chef runda sina timmar till 8:45 till 5:30 p.m. Det innebär att han arbetade åtta timmar och 45 minuter för lön, snarare än exakt åtta timmar och 42 minuter som han faktiskt arbetade. Dessa åtta och tre fjärdedelar av en timme skulle sedan multipliceras med sin timlön, så om han tjänade $ 20 per timme skulle han ha tjänat 175 dollar.
Konvertera minuter till decimaler
Om du letar efter en mer exakt metod att konvertera minuter till löneavgift, kanske du vill använda en 24-timmars klocka och sedan konvertera minuter till decimaler i stället för att avrunda dem till kvart timmar. Omvandling av minuter till decimaler för löneavgifter kan ske automatiskt om du använder ett kalkylblad genom att skapa en formel som delar antalet minuter med 60. Om du gör löneavgift för hand kan du antingen referera till en lönekonomisk omvandlingsräknare eller dig kan bara dela minuter med 60 manuellt. Använd den här metoden för att enkelt dra av medarbetarens tidsinställning från deras time-out.
För exemplet ovan skulle du ändra John 8:46 till 5:28 p.m. timmar till 8,77 respektive 17,47. Subtrahera 8,77 från 17,47 och du får 8,7, vilket du då skulle multiplicera med sin lön, vilket skulle ge dig totalt $ 174.
Använda löneprogram
Medan de flesta småföretagande arbetsgivare fortfarande beräknar lönedel för hand och kommer att förlita sig på dessa två metoder för att exakt räkna ut minuter för lön, kan ett program göra jobbet för dig. Dessa program har en inbyggd lönekonverteringsräknare och kan automatiskt beräkna de löner som en anställd tjänat utifrån deras totala regelbundna och övertidstimmar. Programvaran kan också ta hand om skatter, garneringar, W-2s, bonusar och andra komplexa löneproblem.
Medan många arbetsgivare föredrar att göra löneavgift för hand tills de anställer tillräckligt med anställda för att motivera löneprogrammet, behöver de inte. Det finns många gratis och billiga löneprogram för de som är bekymrade över kostnaden för övergång till ett programvarualternativ.
