Processdokumentation beskriver tydligt de kritiska uppgifter som äger rum i ett företag. De eliminerar förvirring bland anställda och sätter alla medlemmar i ett företag på samma sida. Ett processdokument definierar vad de aktuella processerna i ett företag är. Genom att identifiera aktuella metoder bryter du ofta bort brister i det nuvarande systemet och ser utrymme för förbättringar. Processdokumentation möjliggör också att företaget snabbt anpassar sig till förändrade affärsbehov. Att tydligt beskriva företagets nuvarande funktioner ger bättre möjlighet för företaget att gå vidare.
Bestäm dokumentets räckvidd. Du kan dokumentera varje process inom ett företag eller i större företag, fokusera på en uppsättning processer. Ett stort företag kanske till exempel vill börja med bara sina bokföringsfunktioner istället för att dokumentera hela organisationens verksamhet.
Utarbeta en sida, visuell representation av processerna. Inkludera en applikationsmatris, en översikt över vem som är ansvarig för varje uppgift eller ett processflödesdiagram. Ett processflödesschema är en representation på hög nivå av de olika stegen för att slutföra en process och hur stegen strömmar genom organisationen. Till exempel kan de olika stegen att betala en faktura skisseras med ett processflödesdiagram.
Förklara vilken inverkan processen har på produkter och tjänster. Specificera effekterna av normala operationer och de effekter som ett misslyckande i processen skulle orsaka. Till exempel, om fakturor går förlorade och inte betalas, kommer leverantören att vägra att skicka nästa order.
Definiera rollerna inom processen. Identifiera rollerna med sin arbetsfunktion och inte av den enskilda personen. Till exempel hanterar kontoutläggare fakturorna och anger dem i systemet för betalning. Kontrollen godkänner fakturorna och godkänner betalningen.
Beskriv alla datorsystem och programvara som används inom processen. Tydligt definiera varje system, dess syfte och dess funktionalitet.
Dokumentera processen från början till slut. Använd ditt processflödesschema som en vägledning för att utarbeta texten. Inkludera så mycket detaljer som möjligt, beroende på vilken räckvidd du har valt att inkludera i dokumentet. Använd rollnamn för att tilldela ansvar snarare än enskilda namn.
Inkludera ett avsnitt för undantag. Dokumentera vad som händer när det normala processflödet inte följs. Till exempel, när datorsystemen är nere, är ett pappersbaserat bokföringssystem inrättat för att bearbeta fakturor.
Granska processdokumentet med alla berörda parter. Se till att alla är överens om processerna.
