Processdokumentation är inspelning av processer som ett företag utför regelbundet. Vanligtvis skapad för att utbilda anställda kan processdokumentation och träning ibland ta tid bort från andra aktiviteter. Problem med att arbetstagare som inte fått adekvat utbildning eller som inte förstod det korrekta sättet att genomföra en process kan också ta tid på en dag.
Integration
Organisationer består av en serie integrerade processer för att uppnå ett övergripande mål. Processdokumentation innebär registrering av dessa olika processer så att organisationer kan förstå hur de fungerar och även utforma strategier för att förbättra dem.
Klarhet
Processer måste registreras på ett tydligt och övertygande sätt eftersom dessa processer också kan bidra till att artikulera förändringar som behövs för hur anställda utför dem. Ledningen kan ibland utveckla processdokumentation till träningshandböcker för att utbilda nya anställda.
åtal
Processdokumentationen måste vara effektiv så att individer som aldrig utförde dessa processer tidigare kan göra dem. Anledningen till att vissa produkter är desamma i en butikskedja beror på att processen med att skapa dessa produkter, till exempel en kopp kaffe, har dokumenterats tydligt på ett sätt som gjorde det möjligt för andra att skapa dubbletter av produkten. Processdokumentation måste vara lämplig för att hjälpa cheferna att utbilda anställda.
Orsak och verkan
Processdokumentation ska skrivas för att tydligt definiera orsak och effekt av processer. Processer måste dokumenteras isolerat och dokumenteras för att förklara hur olika processer är relaterade till varandra. En organisation kanske till exempel vill förstå hur mötesprocessen påverkar öppenheten i bolagets diskussion.
Underlåtenhet
De som skapar processdokumentation måste också vara medvetna om vad som ska utelämnas i processdokumentationen. Exempelvis är vissa processer så enkla att de inte behöver beskrivas. Andra processer behöver inte nödvändigtvis ske korrekt varje gång.
Process och träning
Ofta kan chefer kombinera processdokumentation och träning. Processdokumentation kan spara tid för arbetstagare som kan göra andra uppgifter istället för att använda tid som tränar. Processdokumentationen förklarar emellertid inte alltid information tillräckligt tydligt för anställda. Ofta måste det kombineras med praktisk utbildning för att säkerställa att informationen klart förstås av en ny anställd.
