"Tribal Knowledge" definieras som all oskriven information som ditt företag, team, grupp eller stam använder för att uppnå sina mål. Problemet med stamkunskap är när man förlorar nyckelmedlemmar i stammen, kunskapen går iväg med dem. När du dokumenterar företagets rutiner eller processer kan du skydda den här kunskapen och snabbt få nya medlemmar till snabbhet. Att förstå behovet av att dokumentera "Tribal Knowledge" är ett viktigt inslag i att skapa dessa dokument.
Definiera dina leveranser
Skapa en "Scope Statement" genom att skriva ett enkelt uttalande som identifierar allt som ska ingå i detta dokumentationsprojekt. Ange tydligt den specifika processen som kommer att dokumenteras. Ange om processdokumentationen speglar hur processen faktiskt fungerar idag eller definierar hur processen ska fungera i framtiden.
Skapa en "Ownership Matrix" som visar vilka äger processen eller vem äger vilka delar av processen. Denna matris kan vara lika enkel som ett organisationsschema eller ett processflödesschema som tydligt identifierar ägarna och ägarens kontaktuppgifter.
Identifiera specifika produkter eller tjänster som dokumenteras. Detta är typiskt en lista som innehåller alla eller relevanta uppgifter, såsom modellnummer, artikelnummer och beskrivning.
Beskriv rollerna hos de som är involverade i processen. Ge en tydlig förklaring baserad på jobbtitel och inte individuella förmågor. Förklara vad denna position gör och hur den passar in i processen. Det här kan vara ett enda dokument som anger jobbtitel och beskrivning eller en fullständig arbetsbeskrivning för varje nyckelposition i processen som dokumenteras.
Dokumentera varje steg i processen, från början till slut, genom att skapa ett "Process Flow" -schema eller diagram. Vanligtvis skapas ett flödesschema på hög nivå som visar de viktigaste stegen i processen och ett flödesschema med låg nivå dokumenterar processstegen som är underordnad varje större steg.
Skapa lämplig "Policy och procedurer" dokumentation för varje steg i processen. När du utforskar processen med intervjuer och forskning, kommer dessa policyer och rutiner att dyka upp. Håll detaljerade anteckningar, som kommer att fungera som grund för att skapa dessa policy- och procedurdokument.
Inkludera ett dokument i dina leveranser som ger en förklaring till den interna "Document Management" -processen. Detta dokument ska förklara hur företagsdokumenten granskas och godkänns och distribueras och arkiveras inom företaget.
Skapa dokumenten
Inventar de befintliga dokumenten för att få en klar förståelse av vad som för närvarande är på plats. Du behöver inte uppfinna hjulet igen genom att skapa nya dokument om samma information är täckt av befintliga dokument. Identifiera vilka av dessa dokument som är användbara och kan byggas på, och vilka dokument är föråldrade. Med en färdig inventering av befintliga dokument vet du vilka dokument som saknas och måste skapas. Skapa en övergripande lista över dokument som visar status för varje dokument som befintligt, föråldrat eller nytt. Ha denna "Inventory" till hands före ditt första möte med toppchefen.
Skapa "Ägarmatris" genom att granska någonting som redan är tillgängligt, till exempel befintliga organisationsscheman och företagskataloger. Har denna "Ägarmatris" till hands före ditt första möte med toppchefen.
Möt med toppchefen och granska din "Inventory" och "Ownership Matrix." Målet med detta möte är inte bara att få den översta chefen att förkunna din forskning, men att godkänna den och hålla med din plan. Var förberedd för detta möte och slösa inte toppchefens tid.
Möt med varje avdelningschef efter att du har gjort alla toppchefens ändringar i din "Inventory" och "Ownership Matrix". Målet med dessa avdelningschefmöten är att få den avdelningschefen snabb på vad du gör och initiera diskussioner om varje avdelningschefs roll och de processsteg som de äger. Ta detaljerade anteckningar eller spela in mötet så att du inte saknar något. När du går framåt genom dessa avdelningar, kommer processen fram och börjar stärka.
Uppdatera alla leveranser kontinuerligt eftersom du får den nya eller mer exakta informationen från varje avdelningschef. Efter ditt senaste avdelningschefmöte borde du ha blivit utrustad med ungefär hälften av dina leveranser.
Möt med lämpliga handledare, topphandlare och andra som är involverade i processen för att förtydliga vad som verkligen händer i det här steget i processen. Dessa personer kommer att identifieras av sin avdelningschef under din intervju. Dessa praktiska personer är vanligtvis mer kunniga i steg för steg, dag för dag, förfaranden inom sitt ansvarsområde än deras respektive avdelningschef. Återigen, ta detaljerade anteckningar och gör allt som är möjligt för att vara förberedd innan du träffar dessa människor så att du minimerar den tid du tar ut ur sin livliga dag.
Fyll i ditt första utkast till alla dina dokument. Detta kallas ett första utkast, men dessa dokument borde fortfarande vara fullständiga fullständiga utifrån all information som du har erhållit hittills.
Fördela ditt första utkast till dokument, tydligt markerade som första utkast, till respektive avdelningschefer och underordnade för deras granskning. Ge dem tid att fullständigt granska dessa dokument och be dem att redline eventuella förändringar.
Inleda en andra omgång av enskilda möten med samma avdelningschefer och underordnade att granska alla de röda linjerna och förbereda dig för ditt slutliga utkast till dessa dokument.
Fyll i alla redigeringsrevisioner. Var uppmärksam på ändringar i ett steg, vilket kan påverka föregående eller efterföljande steg och ändra de dokument, procedurer eller flödessteg i enlighet därmed. Skicka in det här slutliga utkastet till respektive avdelningschefer och underordnade för deras slutliga granskning.Skicka in hela slutförslaget samtidigt till toppchefen för toppchefens granskning.
Gör de slutliga revisionerna och skicka in dessa reviderade dokument till initiativtagaren för slutgiltigt godkännande. Det kan finnas många fram och tillbaka revideringar före det slutliga godkännandet. Du behöver varje underordnad och avdelningschef för att ge dig fullständigt godkännande på dokumenten eller delar av dokumenten, som direkt hänför sig till deras ansvarsområde. Däremot anses din dokumentation inte vara godkänd förrän toppansvarig har granskat och godkänt den.
tips
-
Intervjuer kan vara känsliga, eftersom du stör av någons arbetsdag. Var beredd på dessa intervjuer genom att ha relevanta material tillgängliga, till exempel "Process Flow Chart" eller andra dokument som hjälper intervjun att gå vidare. Var personliga och behandla alltid alla med samma värdighet och respekt som du förväntar dig själv. Var effektiv och håll intervjun inriktad på mötes specifika mål.
