Catering-bokningsprocedurer skyddar säljaren och kunden. Leverantörer ser till att kunderna kommer att följa med sitt engagemang genom att klienten bekräftar datumet, antalet gäster, menyn och andra evenemangsspecifika. Klienterna säkerställer att deras bankettdatum bekräftas genom att de uppfyller betalningsfristerna och även meddelar deras ytterligare behov till bankettpersonal.
Mötes- och kontraktsgranskning
En cateringtjänst har ett inledande möte och en granskning av ett kontrakt med en potentiell kund som en del av bokningsförfarandena. En försäljningsrepresentant kommer att granska villkoren samt alla aspekter av bokningsprocessen samtidigt som man diskuterar kostnaderna. Signaturer från bokningskunderna krävs och bevittnas. Kontraktet ges till kunden och en kopia hålls av säljaren.
Deposition
En deposition krävs normalt vid beställning av cateringtjänster.En insättning kan krävas för att hålla ett datum och en särskild plats. beroende på säljaren kan denna insättning krävas även innan ett kontrakt är undertecknat och kontraktet kan undertecknas kort därefter. Kopior av kvitton för betalningar görs till kunden.
Avbokningsavgifter
Inlåning returneras vanligtvis inte men avbokningsavgifter kan administreras. En avbokningsavgift debiteras om en händelse skjuts upp. Andra policyer och bokningsförfaranden kan utvecklas för situationer där en kund vill flytta men inte skjuta upp en dag. En avgift kan administreras för datumändringar. (ref 2)
Livsmedelsfristen
Ett annat förfarande är att fastställa tidsfrister för slutliga livsmedelsorder. Även om ett kontrakt och andra förfaranden dikterar kostnader, insättningar och uppsägningskrav, är det alltid en del av processen att sätta en tidsfrist när det slutliga antalet erforderliga måltider och drycker tillhandahålls cateringfirman. Bröllop, fester, kongresser och mässor lämnar in sina sista nummer tre dagar före större evenemang. De ger också uppdateringar om speciella måltidsbehov som måltider för personer med diabetes, allergier eller för barn.
