Generellt accepterade redovisningsprinciper redogör för redovisningsregler för finansiella transaktioner. Företag som säljer produkter använder ofta produktprover för att visa alternativ till kunder. Dessa prover kan antingen tillverkas eller köpas av företaget. I båda dessa fall finns det en kostnad för proven. Det finns flera tillåtna metoder för expensering av dessa prover enligt GAAP.
GAAP Regler för utgifter
Enligt GAAP principer måste utgifter redovisas under den period som innehåller de relaterade intäkterna. Om utgifterna inte kan bindas direkt till intäkterna ska de kostnadsföras under den period de uppkommer. För att ådra sig en kostnad måste verksamheten vara juridiskt ansvarig för det. Kostnaden behöver inte nödvändigtvis ha betalats för, bara kontrakterad. Till exempel, om ett företag hyr ut kontorslokaler, ska varje månads hyran kostnadsföras under den månaden, även om hyran ännu inte har betalats. För produktprover tillåter GAAP-principerna omedelbar expensering av proverna när företaget köper dem eller kapitalisering och uppskjutning av en del av kostnaden för framtida perioder.
Omedelbar utgift av produktprover
Även om produktprover kan användas under flera redovisningsperioder eller till och med flera år tillåter GAAP att de kostnadsförs när de köptes. Detta beror på det faktum att prover inte ofta kan matchas direkt med relaterade intäkter. Många kunder och potentiella kunder får se proverna. Vissa kan göra ett köp och vissa kanske inte. Expensering av proverna gör det möjligt för företaget att redovisa kostnaden när den uppkommer snarare än att försöka bestämma vilka framtida perioder utgiften tillhör. Att redovisa utgiften, debitera prov eller tillgångar i resultaträkningen och kredit antingen Bank eller Kontokort, beroende på om proven har betalats.
Kapitalisering av produktprover
Om produktprover kan spåras till en viss försäljning kan de aktiveras och kostnadsförs sedan under perioden för de relaterade intäkterna. Om exempelvis egna träprov skapades för en viss kund i maj kunde ett företag kapitalisera kostnaderna på böckerna och bekosta dem när kunden gör inköpet i september. De första bokföringsuppgifterna är en kredit till kontanter eller konton som betalas och en debitering mot förutbetalda kostnader. När kostnaden kostnadsförs krediteras kontot Prepaid Expenses och samplarna eller försörjningskontot debiteras.
Föråldrade prov
Om ett företag väljer att kapitalisera produktprover och bekosta dem i en framtida period eller över flera perioder, måste den granska dem regelbundet för att säkerställa att de fortfarande är användbara. Om ett kapitaliserat produktprov blir föråldrat eller på annat sätt inte används av företaget längre, måste det skrivas av under den perioden. Detta gäller även om provet är skadat och inte längre kan användas.
