Konferenssamtal ger en bekväm lösning för att få ditt team tillsammans för att diskutera ett projekt, få uppdaterad information och få enighet. Många företag har avtalat konferensserviceföretag, och dessa företag kan tillhandahålla dedikerade telefonnummer och åtkomstkoder för personal, tillsammans med ett webbverktyg som schemalägger och meddelar telekonferensmöten. Ett tilldelat telekonferensnummer ger möjlighet att hålla konferenssamtal när som helst och mötesanmälan kan skickas till deltagarna. Budget eller gratis konferenssamtalstjänster för småföretag tilldelar ett telekonferensnummer vid tidpunkten för schemaläggning, så planering av ett möte på nätet kräver minimal planering.
Dedikerad konferenslinje
Öppna ett nytt e-postmeddelande eller en mötesförfrågan (om ditt e-postprogram har den här funktionen, till exempel Microsoft Outlook). Skriv deltagarnas e-postadresser i avsnittet "Till" eller "Deltagare". Skriv in ämnet för mötet i rutan "Ämne".
Skriv följande information i e-postens kropp eller använd de automatiska fälten i mötesförfrågan: Mötesdatum Starttid för mötet (inkludera tidszon) Mötes sluttid (inkludera tidszon) Inlämningsnummer (ditt dedikerade konferensnummer) Konferenskod (om tillämpligt, för deltagare att komma åt konferensen)
Öppna mötesförfrågningsplaneringen och använd rullgardinsmenyn bredvid varje deltagare för att ange huruvida de är obligatoriska eller valfria deltagare (de flesta program har deltagare som standard efter behov). Om scheman finns tillgängliga online kontrollerar du att dina deltagare är tillgängliga under önskad tidsram och datum.
Fäst en agenda eller mötesmaterial genom att klicka på knappen "Attachment" på verktygsfältet för din e-post. Om du vill kan du skriva ett meddelande i din e-postadress, efter information om konferenssamtalet. Klicka på "Skicka" -knappen för att sända ditt mötesmeddelande.
Planera ett konferenssamtal med hjälp av webbverktyget
Logga in på ditt konferensservicekonto, som Premiere Conferencing, Go To Meeting eller Free Conference.
Klicka på alternativet "Schedule Conference". Välj ditt mötesdatum, starttid och sluttid (eller varaktighet) och det förväntade antalet deltagare. Skriv in ämnet för ditt möte i fältet "Ämne". Välj typ av konferenssamtal genom att klicka på "Tollfri konferens" eller "Direkt uppringning konferens" alternativet.
Granska informationens noggrannhet och klicka på "Schema" -knappen. Skriv ut bekräftelsessidan för konferenssamtal, eller spara informationen till din dator.
Klicka på alternativet för att skicka en e-postmeddelande till dina deltagare. Skriv deltagarnas namn och e-postadresser i motsvarande fält. Klicka på "Skicka" -knappen för att skicka en anmälan till dina deltagare med inloggningsinstruktioner och en bekräftelse på din e-postadress.
tips
-
Be deltagarna att bekräfta att de kommer att ansluta till konferenssamtalet - de kan svara tillbaka på ditt e-postmeddelande, eller klicka på knappen "Acceptera" i din mötesförfrågan. Skicka ett påminnelsemail och eventuella kompletterande uppgifter dagen före mötet. När du planerar ett konferenssamtal med hjälp av webbverktyget, förlänga varaktighet eller sluttid och fördela en eller två deltagare än planerat, för att ge dig flexibilitet. Konferenstjänsten tar vanligtvis dig endast för antalet deltagare och det faktiska antalet minuter som används.
Varning
Undvik förvirring genom att kontrollera mötesinformationen innan du skickar din anmälan. Vissa e-postprogram loggar alla mötesförfrågningar i kalendern och motstridiga eller uppdaterade möten läggs till (inte ersätter den föråldrade tidpunkten).
