Misstag i inköp kan vara både pinsamt och dyrt, till exempel det senaste misstaget från den franska tågoperatören SNCF. Till en kostnad av 15 miljarder euro köpte tågbolaget 2000 nya tåg för brett för de flesta tågplattformar. E-upphandling kan förenkla inköp, spara pengar och förbättra hela utbudet. Trots dess många fördelar kan e-upphandling resultera i begränsningar och begränsade alternativ för köpare om inte närmar sig korrekt. För säljare - speciellt SOHO-företag med begränsade resurser - kan det komma med betydande hinder, till exempel implementering av leverantörsspecifik programvara och complianceproblem.
Ändra kulturen
Inköp har alltid varit en hands-on, person-till-person-uppgift, med köpare som odlar relationer och med tiden bygger en inflytningsfält bland betrodda partner.Att bryta in i den sfären kan vara svårt för en ny leverantör, och företagskunderna vana att äldre metoder är resistenta mot förändringar. Ännu mer skrämmande för kunden än e-upphandlingstekniken är den kultur som krävs. I den offentliga sektorn genomför till exempel upphandlingsansvariga under press för att spara skattepengar e-upphandling men möter fortfarande motstånd från resten av organisationen. I ASEAN-regionen till exempel, ett mandat att använda e-upphandling för att minska avfall och bedrägeri, mötte allmänt motstånd och en obehaglig byråkrati.
Komma ombord
Lyckligtvis för småföretag med färre resurser blir de tekniska och organisatoriska hindren i e-upphandlingar lättare att övervinna och ger små leverantörer ett ben för att få nya affärer. En operering med två eller tre personer skulle ha mött enorma utmaningar som säljs till stora stora detaljister i det förflutna, men enklare, molnbaserade verktyg för e-upphandling gör det lättare att komma ombord, även för mindre leverantörer. Molnsystemen tillåter mindre leverantörer att undvika det ibland komplicerade steget att använda ett internt överensstämmelsessystem och istället tillhandahålla en enkel webbaserad portal för att bryta sig in i en stor kunds utbudslinje.
Håller med trenden
Den automatisering som är inblandad i e-upphandling betyder inte att person-till-kontakten helt lämnas av vägen och att sälja en produkt till en stor kund kommer alltid att ta lite schmoozing. Men Rolodexes dagar fyllda med indexkort, tre-martini-luncher och vinst genom golfbanans utflykter är över. Tidigare och mer komplexa system höll många mindre företag ur slingan, men dagens molnbaserade portaler släpper ut vägen mot integration. Dessutom gör fler företag och myndigheter ett e-uppdrag som ett mandat för att minska korruption och transplantation, främja effektivitet och spara pengar.
Använda B2B-utbyten
Inte all e-upphandling kräver sofistikerad programvara. En annan ny trend är B2B-utbytet, en online-marknadsplats som snabbt tar platsen för det gammaldags försäljningssamtalet. Dessa utbyten används ofta för endast en minimal abonnemangsavgift och mycket lämplig för mindre företag, så att köpare och säljare kan träffas, göra affärer och ibland även genomföra en säker finansiell transaktion genom ett tillhörande escrow-system. Oavsett om de använder en öppen B2B-utbyte eller ett proprietärt system av en enda stor köpare, ger e-upphandling mindre företag tillgång till plats vid bordet.
