Syftet med ett dokumentkontrollsystem är att se till att dokumenten som din organisation använder är effektiva och aktuella. Detta kan uppnås med en enkel lista över dokument som kallas en mallista.
Policy och procedurhandbok
Adressering av dokumentkontroll i din policy och procedurhandbok bör vara det första steget. Dessutom ska din organisation identifiera en administratör för att övervaka dokumentkontroll genom att vara ansvarig för huvudlistan över dokument.
Huvudförteckning över dokument
Skapa en mallista som identifierar dokumenten som används inom din organisation för att fungera effektivt. Exempel på dokument inkluderar procedurhandböcker, kvalitetshandböcker, arbetsinstruktioner och formulär. Använd ett spreadsheetformat med namnet på dokumentet och versionen. Om du hänvisar till ett mandat från en extern källa, kommer referensen av standarden på huvudlistan att bidra till spårbarhet.
Revisionsprocess
Dokument som revideras måste noteras på huvudlistan. Till exempel, kvalitetssäkringspolicy och -procedurer, version B. Du kan skapa ditt eget identifieringssystem. Vissa organisationer använder revisionsdatum. När en procedur är reviderad måste du också granska eventuella formulär eller instruktioner som du refererar till inom ramen för förfarandet.
