Att hålla reda på och beställa skrivartillbehör för en stor organisation, som en skola, kan vara utmanande. Varje modell av skrivare använder en annan typ av bläckpatron eller toner, och varje bläckpatron skriver ut ett annat antal sidor innan det behöver bytas ut. Även om du kan hålla koll på bläckpatroner som beställer det gammaldags sättet, med en papper-och-penna-genererad lista, skapar ett kalkylblad för att lagra all relevant information sparar tid och låter dig budgetera för bläck mer effektivt över tiden.
Skapa ett nytt tomt kalkylblad för att spåra bläckpatronbeställning med datorns kalkylarkprogram. Chansen är att din dator kom med Microsoft Excel installerad som en del av Microsoft Office. Om du inte har Excel, ladda ner och installera en gratis kontorspaket, till exempel OpenOffice, eller använd ett onlineverktyg som Google Docs, som du kan få tillgång till utan kostnad om du registrerar dig för ett gratis Gmail-konto.
Bestäm vilken information du vill spåra. Detta kommer att variera från fall till fall, och en av fördelarna med att använda ett elektroniskt kalkylblad är att det är lätt att ändra informationen du spårar efter dina behov. Till att börja med försöker du spåra rumsnumret där varje skrivare är installerad, typ av skrivare, typ av bläckpatroner eller toner som skrivaren använder, hur mycket du betalat för bläcket och datumet då du senast beställde ersättningsbläck.
Ange rubrikerna för kalkylbladets kolumner först. Lägg märke till hur tomt kalkylblad är konfigurerat. Det finns en rad siffror som löper längs den vertikala axeln och en rad med bokstäver över den horisontella åtkomsten. Skriv "Rumnummer" i den första cellen eller rad 1 kolumn A. I rad 1 kolumn B skriver du "Skrivarmodell." "Bläckpatronmodell" går i rad 1 kolumn C och så vidare tills du har angett en kolumnrubrik för varje information du vill spåra.
Välj den första skrivaren som du vill skriva in i kalkylbladet och börja med att skriva rumsnumret i kolumn 2 i rad 2. Skriv skrivarmodellen i kolumn B i rad 2 och fortsätt sedan att ange all relevant information i lämplig kolumn, inklusive datumet du sista beställda bläck.
Ange information för nästa skrivare, börja med rad 3 kolumn A och ange sedan övriga data för den skrivaren i varje lämplig kolumn. Fortsätt att ange information för varje efterföljande skrivare i en ny rad tills alla skrivare och skrivarinformation är listade. När du är klar spara du kalkylbladet på datorns hårddisk.
Skapa ytterligare tomma datumkolumner för att spela in varje gång du beställer bläck för en viss skrivare. Spara filen till hårddisken när du är klar så att du kan använda den nästa gång du beställer förbrukningsvaror.
tips
-
Använd särskild formatering för att markera viktig information eller som organisationshjälp. Använd till exempel en fet skrift för kolumnrubriker och ett färgat teckensnitt för att gruppera skrivare i samma organisationsenhet. Till exempel kan du använda grön för skrivare för facklig användning, blått för studentanvändare och orange för skrivare som sätts upp i ett bibliotek.
Efter en tid har gått - en term eller ett läsår, till exempel - summa det belopp som spenderas på varje skrivarens bläck under den perioden. Du kan använda den här informationen för att notera om vissa skrivare används oftare än andra, om en skrivare är mer kostnadseffektiv än en annan och även vilka avdelningar eller klassrum som använder mest bläck - information som kan vara användbar för både omarrangering och budgetering syften.
