Federal Labor Standards Act säger att företag måste hålla reda på arbetstimmar, men anger inte hur. Även om det här betyder att du kan använda allt från ett pappersbaserat inloggningsblad till ett komplext datorsystem, är företaget i sista hand ansvarigt för att se till att tidskrifterna är korrekta - inte de anställda. Av denna anledning är metoden inte lika viktig som att hitta ett system som fungerar och klarar det konsekvent.
Spårningskrav
FLSA kräver att löneuppgifter innehåller specifika uppgifter om arbetade timmar och lönerna som en anställd tjänar. Oavsett hur du håller koll på arbetstimmar måste arbetstimmedata innehålla den tid och dag som en anställds arbetsvecka börjar, de arbetade timmarna varje dag och de totala arbetade timmarna varje vecka. Dessutom måste du behålla källdokument - till exempel tidskort, arbetsscheman och arbetsbiljetter - i två år, antingen på plats eller i ett centralt lagringsutrymme utanför anläggningen.
Standard tidspårning
Standard tidspårning fungerar för både heltids- och deltidsanställda, oavsett om de arbetar samma eller olika timmar varje vecka. Med standardspårning måste anställda slå in och slå ut med hjälp av en elektronisk klocka eller en dator, två till fyra gånger varje dag beroende på om de tar matbrott. Enligt US Department of Labor kan du upprätta en policy, såsom inspelningstid till närmaste fem minuter eller en tiondel av en timme, som står för mindre avvikelser mellan klockrekord och faktiska arbetade timmar eftersom inte alla anställda kan klocka in eller ut vid exakt samma tidpunkt.
Undantagsspårning
Du kan spela in timmar med hjälp av undantagsspårning för administrativa eller andra anställda som vanligtvis arbetar samma timmar varje vecka. Med undantagsspårning skapar du ett formulär som visar standard arbetstid och kräver att anställda bara registrerar tid om den varierar från normal arbetsdag. Till exempel om arbetsdagen normalt börjar klockan 8 och en anställd anländer kl 8:10 men fungerar resten av dagen som vanligt kommer starttiden att visa undantaget och dagens arbetstid blir 10 minuter kort.
Spårning av anställda på plats
De flesta företag använder dataprogramvara för att spåra timmar för anställda som arbetar hemma eller på platser utanför platsen. Virtuell tidspårning registrerar närvaro i realtid, oftast ner till sekunder. Ställ in programmet automatiskt för att köra automatiskt när en användare loggar in på sin arbetsdator för att minska chansen att en anställd kommer att glömma att slå in. På så sätt kommer den första skärmen en anställd ser varje morgon är hennes virtuella tidskort. Alternativ för virtuell tidsföljning spänner från gratisprogram till proprietär programvara.
