En revision är ett formellt förfarande som en granskare utför för att se hur ett företag fungerar och hur det kan förbättras. Det finns olika typer av revisioner som prestanda och finansiering, men de följer samma grundläggande procedur. Förfarandet är vanligtvis uppdelat i fyra huvudavsnitt, inklusive initial planering, fältarbete, rapportering och uppföljning med stängning.
Skriv och skicka en preliminär anmälningsbrev till kunden eller avdelningen som granskas. Detalj när revisionen kommer att äga rum, hur länge du förväntar dig att ta det, revisionsansvarigens uppgift om tjänstemannen inte är du och en checklista över vilken typ av data du ska söka efter och behöver under revisionen.
Planera ett möte med cheferna för företaget eller avdelningen. Definiera målen och omfattningen av revisionen med cheferna och ta reda på vilka resurser som finns tillgängliga. Få djup information om företags- eller avdelingsprocesser. Låt cheferna uttrycka några problem som de har om revisionen eller ställa frågor.
Utför en grundläggande undersökning av företaget eller avdelningen. Syftet med undersökningen är att komplettera det du lärde dig i chefsmötet och hjälpa dig att bättre förstå bolagets mål, verksamhet och nuvarande kontrollmekanismer, såsom godkännandeförfaranden.En mängd olika data som företagets handbok och arbetstagares uttalanden kan vara användbara under det här skedet.
Formulera en grundläggande fältarbetsplan baserat på informationen som erhållits genom mötet och undersökningen. Fältplanen beskriver hur du får resten av data som du ska använda. Det kan variera beroende på saker som styrkan i företagskontrollen.
Prata med medarbetarna om att samla in dokument - dessa varierar beroende på vilken typ av revision du utför - och få sin uppfattning om vad som händer i företaget. Fråga vad de tror att företaget gör bra och vad som kan förbättras och varför.
Granska dokumenten du samlade in från anställda. Kolla på inmatningsfel eller motstridiga uppgifter. Kolla tillbaka med personalen för att se om de har en tillräcklig förklaring till fel eller konflikter.
Verifiera att dokumentationen och förfarandena överensstämmer med företagets policy och andra lokala, statliga eller federala bestämmelser.
Testa kontrollerna som företaget eller avdelningen har. Testning betyder bara att du tittar på dokumentationen för specifika transaktioner - vanligtvis någonstans i närheten av 24 till 36 - närmare. Ju fler fel eller avvikelser du hittar i dokumentationen och intervjuer, ju viktigare är det här. Om dokumentationen initialt visar att kontrollerna fungerar bra, behöver du inte göra mycket i det här steget. Revisioner som inte testar kontroller sägs följa ett substantiellt tillvägagångssätt.
Formulera några första åsikter om företaget eller avdelningen och hur det fungerar eller kan förbättra. Ge feedback till företagets eller avdelningscheferna och fråga dem för ett skriftligt svar på dina rekommendationer och första fynd. Svaret ska förklara hur cheferna tänker lösa de problem du har isolerat.
Skapa ett grovt utkast till din revisionsrapport. Rapporten måste innehålla bakgrundsinformation och redogöra för omfattningen av revisionen. Det måste också visa vad du hittade och vilka dina rekommendationer baserades på dessa resultat, liksom kopior av eller utdrag från chefernas svar.
Möt med cheferna en gång till och diskutera din grova rapport. Ge dem kopior och svara på frågor som cheferna kan ha. Poängen med detta möte är att se till att cheferna förstår allt du har gjort och vad de behöver göra för att förbättra.
Tweak och redigera din rapport för att skapa ett slutligt utkast. Det slutgiltiga utkastet bör innehålla resultaten av revisionsgranskningsmötet. Fördela det slutliga utkastet till cheferna.
Uppföljning av institutionen eller företaget inom sex till tolv månader för att ta reda på om företaget eller avdelningen har gjort ändringar för att lösa problemen som identifierades under revisionen.
Skriv ett formellt brev till cheferna som anger vad du lärde dig under uppföljningen och eventuellt ytterligare arbete som kommer att behövas. Om företaget eller avdelningen har uppfyllt förväntningarna anger du detta i brevet och anger att du har uppfyllt revisionsmålen som du avslutar revisionen.
tips
-
Var beredd på lite spänning under revisionsprocessen. Människor är ofta nervösa om fel du kan hitta, även om felen är oskyldiga, eftersom alltför många misstag kan innebära att deras jobb är på linjen. Försäkra dem om att det är ditt jobb att bara undersöka, att inte ge några belöningar eller straff. Förklara alltid den exakta anledningen till att du begär specifika uppgifter så att arbetarna förstår din rationale.
