När de är färdiga, utgår dina leverantörers, frilansare och entreprenörers W-9 blanketter inte. IRS kräver emellertid att de ska ersättas när specifik information ändras, inklusive namnändringar, typ av affärsenhet eller ett skattebetalarens ID-nummer. Även om det inte krävs av IRS, kan ditt företag begära uppdaterade W-9 formulär för att upprätthålla noggranna register över dina tjänsteleverantörer.
tips
-
W-9 formulär innehåller viktig skatteinformation om företagets tjänsteleverantörer, och de utgår inte. Vissa ändringar av information kan dock leda till att en ny W-9 krävs.
Syftet med en W-9
IRS W-9 formulär används av företagen att samla in skattebetalarnas information av icke-anställda tjänsteleverantörer. Finansiella företag använder också W-9-formuläret för rapportering av skattepliktigt ränta och utdelning till sina kunder. Informationen i formuläret skickas till IRS för att dokumentera betalningar som företaget har gjort till frilansare, oberoende entreprenörer och leverantörer som betalades mer än 600 dollar för tjänster som utförts under ett kalenderår. IRS kräver att enskilda personer fyller i formuläret med deras namn, adress, skattnummer eller personnummer och en signatur. Leverantörer och oberoende entreprenörer är uppmanade till namnet på deras verksamhet, vilken typ av affärsenhet, ett anställningsidentifikationsnummer och en rektors underskrift. Alla tjänsteleverantörer måste ange om de är undantagna eller inte befriade från reservfel.
När New W-9 Form krävs
För att säkerställa att inkomster som rapporteras av ett företag matchar de uppgifter som lämnats för sina tjänsteleverantörers skattedeklarationer kräver IRS att en befintlig W-9-formulär ersätts under några omständigheter. En ny W-9 behövs om en persons namn ändras, till exempel efter äktenskapet. En adressändring kräver emellertid inte en W-9-ersättning. En annan anledning skulle vara om ett företag ändras från en typ av juridisk person till en annan. Till exempel, om en enmansföretag ändras till en LLC krävs en ny W-9-blankett. På samma sätt skulle en ändring från ett skattebetalarens ID-nummer till ett arbetsgivaridentifikationsnummer kräva en ersättningsblankett.
Förändringar i återställande av säkerhetskopiering
IRS kan instruera ett företag att hålla tillbaka en procentandel av inkomst som betalas till specifika tjänsteleverantörer. Detta kallas säkerhetskopiering. Pengar hålls kvar av verksamheten och skickas till IRS av skäl som kan innehålla otillräckliga skattebetalningar, ett felaktigt skatte-ID-nummer eller misslyckande med att tillhandahålla ett skatte-ID-nummer. IRS kräver en ny W-9-formulär när ett företag beställs att initiera säkerhetskopiering för en frilansare, oberoende entreprenör eller leverantör. Ersättningsformuläret måste innehålla en ändring av säkerhetskopieringsinnehållet från undantaget till icke befriat.
