Att förbereda en rapport om mänskliga resurser kräver kunskap om alla discipliner inom HR-fältet, samt en förståelse av arbetsplatsens behov, prestationer och affärsstrategi. Mänskliga resursrapporter kan tjäna samma syfte som en HR-revision. I en HR-revision är sysselsättningsregister, prognoser, trender och ledning viktiga avsnitt för att bestämma avkastningen på investeringar i personalavdelningsverksamhet.
Diskutera med din HR-chef eller företagsledare om syftet med en HR-rapport. Bestäm om rapporten ska adressera ett specifikt område, vissa eller alla personalavdelningsfunktioner. Fråga vem som ska få rapporten, eftersom det kan avgöra vilken typ av konfidentiell information som ska lämnas.
Begär arbetstagares folkräkning från din personal personal personal eller IT-chef. Baserat på vad din HR-rapport täcker kan du behöva data sorteras enligt olika variabler, såsom tjänst och prestation, avdelning eller division och lön. Om du konstruerar en rapport för att undersöka din lika möjligheter sysselsättningspolitik, kommer ytterligare sortering baserad på ras, kön, ålder, veteranstatus och funktionshinder vara nödvändig.
Granska anställdas data för noggrannhet och fullständighet. Gör korrigeringar och, om det behövs, begära en korrigerad version av arbetstolkräkningsrapporten. Information som anställningsställning, befattning, ras, kön, avdelningsuppdrag, närvaro och prestanda måste vara korrekt för att utarbeta en omfattande rapport.
Samla kopior av sysselsättningsformulär. En omfattande HR-rapport behandlar policyer och processer, därför granska formulär som används för alla typer av anställningsåtgärder. Samla ansökningar, rekryteringsvärderingsformulär, prestationsbedömningsdokument, disciplinära och missionsrapporter, anställdas konfidentiella informationsformulär och en kopia av din anställdas handbok.
Skapa en översikt över fokusområden. Föreslagna områden omfattar: lagstiftning som påverkar förändringar av anställningsförmåner; sysselsättningstrender som rör den multigenerationella arbetskraften; utbildning och utveckling för successionsplanering PR- och yrkesmässiga utvecklingsmöjligheter som har visat sig vara effektiva inom din arbetsplats. och analys av företagsomsättning jämfört med andra branscher och företag.
Utför forskning om de områden du avser att analysera. Läs artiklar, statistik, data och handelstidskrifter för information om bästa praxis för mänskliga resurser för varje fokusområde. Förbered en fil för varje ämne, och placera din forskning och relevant information om din arbetsplats i varje fil. Att organisera din forskning och data på detta sätt gör det lättare att fokusera på ett ämne i taget.
Konstruera en skriftlig analys för varje fokusområde - ett område i taget. Helst kommer din analys att innehålla en förklaring av uppgifterna på arbetsplatsen, en jämförelse av uppgifterna med tidigare rutiner och nuvarande sysselsättningstrender och en rekommendation för förbättring inom varje område för personal och anställningsfunktioner.
Utarbeta en introduktion till din HR-rapport. Förklara syftet med rapporten, till vilken rapporten distribueras och önskade resultat. Komponera ditt förslag med så mycket detaljer som möjligt, men håll hela introduktionen till ungefär tre sidor. En välkonstruerad verkställande sammanfattning utarbetas i allmänhet efter att rapporten har slutförts, ungefär som en sammanfattning av en affärsplan. Läsaren ska kunna läsa din introduktion och förstå ämnet för varje avsnitt i rapporten.
