Skriftliga kontorsrutiner hjälper företag att driva smidigt och effektivare. Grundläggande rutiner beskriver kontorspraxis: förfarandena, vem utför dem och vad som görs. Kontor har riktlinjer för personalhantering, kontanter, inkommande och utgående brev, korrespondens och ersättningar.
Hantering av Daily Mail (Receptionist)
Inkommande mail öppnas och innehållet är datumstämplat. Kontroller placeras i "Till insättning" -facket. Mail sorteras efter mottagare och placeras i personens brevfack.
Han förbereder bankdepositionen och gör kopior av de mottagna kontrollerna. Bilagor häftas till checkkopiorna. Han levererar checkar och deponeringskort och bilagor till kundfordringar.
Utgående mail är poststämplat och tas till postkontoret varje kväll.
Telefonprocedurer
Svara på telefonen med den tredje ringen. Standardhälsningen är "God morgon, ABC Company, John speaking. Hur kan jag hjälpa dig?" Svara "bara ett ögonblick" och placera den som ringer i väntan.
Kontrollera kontorskalendern för frånvarande anställda. Om det är frånvarande, berätta för den som ringer och fråga om någon annan kan hjälpa till. Om personen är in, meddela den som ringer och vidarebefordra samtalet. Om linjen är upptagen berättar den som ringer och erbjuder röstbrevlåda eller ett skriftligt meddelande.
Meddelanden inkluderar den som ringer namn, tid och datum, anledningen till samtalet och återkopplingsnumret. Lägg meddelandet i mottagarens postplats.
Hantera kontorsmaterial (sekreterare)
Standardleveranser är inventaried och beställs månadsvis. Kontorskalendern kontrolleras för schemalagda utskick och eventuella leveranser. Hon förbereder kontorsleveransformuläret och kontorschefen godkänner det innan det placeras.
För icke-standardleveranser, fyll i en leveransformulär och skicka till sekreteraren.
Underhålla Office-kalendern (sekreterare)
Hon har ansvar för kontorkalendern. När du planerar ett möte kontrollerar du kalendern för konflikter och skickar begäran till sekreteraren.
Månadssändningar för kunder, marknadsföring och marknadsföring skrivs in på kalendern. Anställda som ansvarar för dessa kan maila datum till sekreteraren.
Email resedatum, anställdas frånvaro och semester till sekreteraren.
Resebidrag, checkanmälan och kreditkort
Resebidrag behandlas varje vecka. Använd det godkända resedokumentet. Ange kostnadstid, typ av kostnad och orsak till kostnad. Bifoga läsbara kvitton för kostnaderna. Inga belopp återbetalas utan kvitto.
Använd det godkända kontrollformuläret för oregelbundna kontroller. Fyll i betalningsmottagarens uppgifter, datumet, kontrollera beloppet och orsakerna. Få godkännande från en chef eller revisor.
Kreditkort behandlas varje månad. Ett kvitto behövs för varje inköp. Ange ditt namn, anledningen till kostnaden och annan identifierande information på kvittot. Eventuella avgifter utan kvitton och personliga avgifter dras av från arbetstagarens lön.
Kundbetalningar och fakturor
Kompletta kundorder levereras två gånger dagligen till A / R av frakttjänstemannen och faktureras vid slutet av arbetsdagen.
De dagliga insättningar som erhållits av A / R tillämpas senast vid arbetsdagens slut.
