När du skriver ett företagsbrev kan hjälp med hjälp av en "Attention" -linje styra din korrespondens till rätt mottagare. Att använda en "Attention" -rad är lämplig om du skickar ett brev till en hel avdelning, eller om du har titeln men inte namnet på personen som behöver ta emot brevet. Om du har namnet på en viss person behöver du inte använda en "OBS" -rad.
Använda en "OBS" -linje inom ett företagsbrev
Börja ditt företagsbrev genom att skriva in din egen adress. Hoppa över en rad och skriv datumet. Hoppa över en annan rad.
Skriv in den allmänna adressen till det företag som du skickar brevet till. Detta kallas den inre adressen.
Hoppa över en rad och skriv "OBS" -linjen. Du kan använda alla stora bokstäver eller en blandning av stora och små bokstäver. Det är att föredra att skriva "Attention" istället för att förkorta det som "ATTN" eller "Attn". Följ detta med titeln på den avdelning du vill kontakta. Om du kontaktar en viss person behöver du inte använda en "OBS" -linje. Använd istället den personens namn som den första raden i den inhemska adressen. Det finns olika åsikter om huruvida man använder ett kolon efter "Attention", men i sin bok, "Essentials of Business Communication", säger författarna Mary Ellen Guffey och Richard Almonte att kolon är valfritt.
Här är två exempel på hur en "OBS" -linje kan se ut:
OBS Mänskliga resurser ledare
eller
OBS: Personalchef
Hoppa över en rad och skriv hälsningen, följt av brevets kropp.
Använda en "OBS" -linje på en postlabel eller ett kuvert
Skriv eller skriv "OBS" -linjen först. Även om det är annorlunda än formatet för den inbördes adressen till ett företagsbrev, är detta formatet föredraget av U.S. Postal Service.
Följ detta med den fullständiga adressen till det företag som du riktar korrespondensen till. Var noga med att inkludera svit eller våningsnummer, om du känner dem, samt gatuadress, stad, stat och postnummer.
Kontrollera adressen för noggrannhet innan du skickar brevet.
tips
-
Vissa stylister tror att en "Attention" -rad i ett företagsbrev aldrig behövs. Använd det bara när du tror att din korrespondens kan ha svårt att hitta den avsedda mottagaren.
