I "Håll böckerna: Basic Recordkeeping och Redovisning för det framgångsrika småföretaget, Sjunde upplagan" definierar Linda Pinson betalningsskyldigheten som de skulder som ett företag skuldar för fordringsägare för inköpta varor eller tjänster. Företaget överlåter ansvaret för betalning till medlemmarna av sitt bokföringslag eller ett dedikerat kontobetalningsteam. Ett dedikerat kontobetalningsteam använder standardförfaranden för bearbetningsförfaranden. Dessa förfaranden minimerar overheadkostnaderna samtidigt som leverantörsrelationerna maximeras.
Betydelse
Bedrägeri, förskingring och fel i bearbetningen kan förstöra ett företag. Det är viktigt att genomföra kontrollförfaranden för att mildra sådan risk. Några vanliga och effektiva kontroller innefattar: åtskillnad av arbetsuppgifter för att mildra risken för förskingring. formella inköpsfunktioner och riktlinjer för att minska risken för förskingring, bedrägliga fakturor och fel andra signer dollar belopp trösklar för att mildra risken för förskingring och fel, och systematisk fakturanummervalidering för att mildra risken för dubbla betalningsfel.
Säljare
Krediter läggs till företagets databas som leverantörer. Denna uppgift är generellt tilldelad en leverantör eller finansiell kontorist som inte har förmåga att generera betalningar.
För att säkerställa att betalningar genereras i tid, uppmanas leverantörer att arbeta med kontot betalningsgruppen för att ta itu med fakturering. Kontakta inköpsagenter eller beställningsavdelningen lägger till förseningar för att hitta eller lösa obetalda eller delbetalade fakturor.
Fungera
Leverantörer instrueras att skicka fakturor direkt till leverantörsavgiften. Fakturan är tidsstämplad och behandlingsklockan börjar. Om en inköpsorder genererades för att skaffa varor eller tjänster matchas fakturan till inköpsorder och bevis på kvitto. Mary S. Schaeffer diskuterar denna "trevägs match" -process i boken "Leverantörsskulder: En guide till att driva en effektiv avdelning".
Om köpet gjordes utan inköpsorder måste det uppfylla bolagets etablerade riktlinjer. Om riktlinjerna är uppfyllda, skickas fakturan till beställningsavdelningen för godkännande och lämplig kodning.
Utbetalningsförfaranden
Den betalningsanalytiker som är ansvarig för betalningen är behörig att generera betalningar. Analytiker arbetar flitigt med att behandla fakturor i rätt tid för att säkerställa att de betalas snabbt och att rabatter tas när det är möjligt. Båda dessa mål resulterar i möjligheter att kontrollera överliggande kostnader. Detta är särskilt viktigt där myndigheter straffas för försenade betalningar.
Elektroniska betalningar är ett annat kostnadsbesparingsverktyg. Detta minskar kostnaden för papperskontroller och minimerar kontrollbedrägeri eller förskingring. Om det är nödvändigt att utfärda en delbetalning eller återbetalning, redovisar den betalningsbara analytikern och förklarar omständigheterna.
Intern granskning
Betalningsanalytiker ser till att betalningar utbetalas enligt företagspolicy. Bolagets interna revisionsgrupp kommer selektivt att granska resultaten av analytikerens arbete genom att begära dokumentationen för en vald grupp av fakturor. Revisorn granskar dokumentationen för att säkerställa att kontrollförfarandena infördes och följdes på rätt sätt. Otillräckliga kontrollförfaranden leder till oväntade förluster. Ytterligare tid och kostnad krävs för att återvinna sådana förluster.
