En arbetsgivare är ansvarig för att upprätthålla och behålla personalrekord för vissa perioder. Den typ av personalrekord som hålls på ark bestämmer hur länge det ska hållas. Alla personaldokument måste lagras på ett säkert men lättillgängligt område.
Ett år
Det finns några personaldokument som måste hållas i minst ett år efter att arbetstagaren lämnar företaget. Dessa inkluderar alla anställningshandlingsregister, såsom kampanjer, överföringar och uppsägningar, samt eventuella prövningar, klagomål och rättsliga åtgärder.
Två eller tre år
Eventuella betalningsrelaterade uppgifter, såsom intäkter, tidskort, scheman och lönekostnader, bör lagras i två år efter uppsägning av arbetstagaren. Faktiska löneposter ska behållas i tre år efter arbetstagarens ansvarsfrihet. Allt pappersarbete i samband med familje- och sjukvårdsloven måste hållas på plats i tre år.
Fem år
Enligt Arbets- och hälsovårdsverket bör all information, inklusive en sammanfattning av uppgifter om arbetsskada eller sjukdom, hållas i fem år. Alla medicinska tentor som krävs enligt lag på grund av arbetsskada eller sjukdom bör emellertid hållas i 30 år.
