En anställningsansökan ger chefer viktig information om en kandidat att hyra. Det kan också ge värdefull information i framtiden om frågor tas upp om personen anställd för att fylla ett jobb, eller om varför någon särskild kandidat inte anställdes. Att upprätthålla goda anställningslistor kan bidra till att skydda en arbetsgivare om en rättegång görs mot företaget.
Hiring Records
Alla intervjunoteringar och frågor om anställningsansökan bör innehålla relevanta anteckningar för att underlätta ett anställningsbeslut. Det är en bra idé att hålla anställningsansökningar för personer som arbetar för företaget under deras anställning, plus ytterligare 2 år efter att anställning har upphört.
Uppfordrade ansökningar
Du borde behålla alla ansökningar som du får som svar på eventuell inlägg eller annonsering du gör för en ledig tjänst. Om en misslyckad sökande vid något tillfälle i framtiden hävdar att du var diskriminerande vid avslag på hennes ansökan, kan du bli skyldig att framställa sin ansökan och förklara objektivt varför du inte ansåg henne. Lagen kräver generellt att du behåller dessa applikationer i två år.
Oönskade ansökningar
Du kan också få oönskade ansökningar, antingen i posten, personligen eller via Internet. Detta är ofta en väldigt användbar källa till kandidatdata, och att bjuda in någon till en intervju på grundval av en oönskad ansökan kan spara mycket tid och pengar när det gäller att fylla lediga platser, särskilt de som är oväntade. Däremot validerar du oönskad ansökan som en aveny för anställning med ditt företag, och alla oönskade ansökningar förvärvar statusen för juridiska dokument som du måste behålla. Lagen är lite mindre tydlig hur länge man behåller oönskade ansökningar, men HR-personal rekommenderar att du använder samma 2-åriga standard som för ansökningar som begärs.
Behållande ansökningar
Whi; e ansökningar av misslyckade kandidater kan ge en utgångspunkt för att fylla jobbet nästa gång det blir ledigt, den huvudsakliga orsaken som generellt ges för att behålla ansökningar är deras potentiella värde för att försvara sig mot en rättegång. Olika federala och statliga lagar förbjuder diskriminering i anställning av olika orsaker, bland annat ålder, kön, religion, nationellt ursprung, funktionshinder som inte stör jobbet och bland annat civilstånd. Misslyckade arbetssökande hävdar ibland att de diskriminerades i anställningsprocessen. Ditt bästa försvar mot sådana avgifter är att producera den ursprungliga ansökan och medföljande material, samt de samtidiga anteckningarna du gjort på ansökan.Om du följer bästa rekryterings- och anställningsförfaranden kommer det här materialet att motivera att du inte har anställt sökanden.
