Kontorsförfaranden är den accepterade standarden för att göra affärer inom en viss arbetsplats. Sådana standarder kan variera beroende på branschens, arbetsbelastningen, geografisk plats, professionalism hos kontoret eller företagets storlek. Till exempel kommer kontorsförfaranden i medicinsk, dental eller juridisk praxis att vara mycket annorlunda än de som gäller i en bygg-, detaljhandel eller importverksamhet. Det finns emellertid vissa "normer" för kontorsrutiner över branscher.
Telefonprocedurer
Alla kontor kräver professionellt och artigt telefonskick. Svara telefonen snabbt, tala tydligt och artigt och aldrig lämna en uppringare i väntan mer än några sekunder utan att återvända till samtalet - även om allt som sägs är "Jag arbetar fortfarande på din begäran".
Ta meddelanden till arbetare som inte är på kontoret eller är otillgängliga. Ange tydligt namn, datum, tid och telefonnummer till den som ringer, tillsammans med syftet med samtalet, om det anges. När ett röstbrevlåssystem är på plats, fråga den som ringer om hon vill lämna en röstbrevlåda och sedan överföra henne till röstbrevlådan. Det är oklart att överföra ett samtal utan att informera den som ringer i förväg om överföringen.
Dokumenthantering
Specifikationerna för registerhantering varierar mycket från kontor till kontor, men detaljerna i all affärsverksamhet måste upprätthållas på ett ordnat och professionellt sätt. Förvara kopior av alla kvitton, fakturor, kontoutdrag, arbetsorder, förslag, jobbuppskattningar, korrespondens, rapporter och andra dokument som producerats av företaget.
Skapa filer för varje leverantör, kundkonto, försäljning eller projekt, baserat på företagets specifikationer. Märk alla mappar tydligt och lägg dem i en lättillgänglig plats där de snabbt kan hämtas när det behövs. Det här är krav på korrekt hantering av alla affärer, oavsett bransch.
Mailhantering och distribution
Hantering av inkommande och utgående brev varierar också på kontoret, men behandlar all mail som viktig korrespondens och hanterar det omedelbart, särskilt korrespondens med kunder och kunder.
Öppna och skicka mail till lämplig avdelning eller anställd, beroende på specifika företagsprocedurer. Öppna aldrig poststämplat "personligt". Om inkommande post ska öppnas före distributionen, klistra in kuvertet på baksidan av korrespondensen om en adress eller avsändarinformation behövs.
Väg utgående mail, om det behövs, och fäst rätt porto till övre högra hörnet. Om posten hämtas av en postbärare, placera den på rätt utgående plats för hämtning. Om det tas till det lokala postkontoret, placera alla bokstäver i en låda för enkel transport. Tape alla paket säkert och märka dem tydligt för korrekt leverans.
Datorer och teknik
Att se till att datatata är ordentligt skyddad är viktigt i dagens kontor som är starkt beroende av sådan information. Öva grundläggande säkerhetsförfaranden för att skydda datafiler och hårdvara.
För att skydda dokument och programvara, skapa en daglig säkerhetskopia av alla datafiler på en webbplats som erbjuder en sådan tjänst, eller på en separat flash-enhet eller Zip-skiva. Var försiktig när du hämtar filer och programvara från Internet. Håll ett virusskyddsprogram som körs när en dator är påslagen och håll virusdatabasen uppdaterad eftersom nya hot uppstår ständigt.
Skydda hårdvaran med ett starkt och pålitligt överspänningsskydd. Stäng av datorerna på natten när ingen använder dem och koppla bort alla elektronik under tunga åskväder.
