De flesta som arbetar blir bombarderade dagligen av oändliga e-postmeddelanden. Många av dessa e-postmeddelanden skannas snabbt och raderas om de till och med öppnas. När du skickar ett företagsemail till en kollega, en anställd eller en klient, vill du inte att den ska hamna i kassetten. Att bekanta sig med företags e-postformat kan göra skillnaden mellan att ha din e-postläsning och ha den dumpad i den virtuella papperskorgen.
Vad är Business Email Format?
Affärsmailformatet är bra för att skicka någon typ av korrespondens på uppdrag av ditt företag. Det ger en formell struktur som hjälper dig att förmedla ditt meddelande och få ett svar.
Elementen i ett företags email inkluderar:
- Detaljerad ämnesrad. Använd en ämnesrad som uppmuntrar läsaren att öppna din e-postadress. Ju mer specifika du är desto bättre. Inkludera några ord om vad e-posten handlar om - Möte nästa vecka för att diskutera förslaget - snarare än ett vagt ord, som Hej. Att vara specifikt bidrar till att förhindra att ditt e-postmeddelande fångas i ett spamfilter, och gör det aldrig för mottagaren i första hand.
- Professionell hälsning. Hur du hälsar personen beror på ditt existerande förhållande, om du har en. Om du når ut till någon ny eller som befinner dig i en högre position, är det lämpligt att använda en mer formell hälsning som Kära herr Jones. Om du har arbetat med den här personen innan och har ett mer avslappnad förhållande, är det okej att använda personens förnamn, som Hej, Kim. Se till att personens namn stavas rätt, och e-postadressen är korrekt.
- Kortfattat meddelande. Verksamhetsmailens kropp ska vara direkt och till den punkten. Den som läser den har inte alltid mycket tid, så gör det inte för lång och detaljerat. Använd korta meningar och stycken, och inkludera endast relevant information. Till exempel en mening eller två om varför du skulle vilja träffas och de föreslagna tiderna. Detta gör det också lättare för människor att läsa meddelandet på sina telefoner, vilket är var de sannolikt kommer att öppna e-postmeddelanden. Var noga med att använda grundläggande emailformatering, även om du är frestad att använda många färger eller emojis.
- Signatur. När du skickar ett företags email är det alltid en bra idé att stänga med en e-post signatur. Ta med ditt namn, jobbtitel, företag och kontaktuppgifter. Det kan också innehålla länkar till din sociala media eller webbplats, vilket gör det bekvämt för mottagaren att få tillgång till dem. Ta bara inte med så mycket information att det ser routigt ut. Din signatur kan förprogrammeras i dina e-postinställningar så att den automatiskt ingår i alla e-postmeddelanden du skickar.
Varför behöver du veta företagsformat för e-post
Ett företags e-postmeddelande är i princip som alla andra affärsbrev, men skickas elektroniskt. Och, precis som alla affärsbrev, se till att du använder rätt format så att du kommer överens så professionellt som möjligt. Du vill inte skicka ett e-postmeddelande som är för casual eller opersonligt, särskilt för en viktig affärsrisk.
E-postformatet för företag ger en enkel struktur som kan anpassas till företagets e-post. Den är utformad för att berätta för mottagarna exakt vad meddelandet handlar om och uppmuntra dem att öppna e-postmeddelandet och läsa det. Affärsmailformatet tillåter dig också att vara formell eller avslappnad, beroende på mottagaren. Var alltid professionell och vänlig i din email. Skriv på ett sätt som uppmuntrar mottagaren att läsa ditt meddelande och svara på din förfrågan.
Du representerar ditt företag med varje mail du skickar. Att lära sig företagets e-postformat kan hjälpa dig att få ett bra intryck både på de du jobbar med och de du vill arbeta med.
Företagsformat för e-post Exempel
Det exakta sättet att formatera ditt företags e-post beror på din personlighet, vad e-posten handlar om och vem du skickar den till. Följ denna grundläggande e-postformat för företag:
Ämne: Granska sommarplaneringsplan
Hej Sam,
Bifogad är sommarmarknadsplanen som jag sätter ihop. Jag skulle uppskatta det om du kunde granska det och meddela om du har några förslag.
Kommer du ha tid att gå över det här med mig nästa tisdag eller onsdag?
Tack,
Jenny
titel, företagsnamn och kontaktuppgifter
Som alltid, var noga med att granska stavning och grammatik innan du träffar skicka.
