Konkurrens om konsumenternas lojalitet gör det viktigt för företagen att göra allt de kan för att rimligen möta kundernas behov. För att hålla jämna steg med sina tjänsteprioriteringar antar många företag en kundservicecharter, ett dokument som stavar ut kundtjänstens mål och processer. Att skriva ett kundserviceavtal tar inte mycket tid och pengar.
Utveckla en allmän översikt över ditt företag som beskriver vad du gör eller vilka produkter och tjänster du erbjuder. Om du till exempel äger ett smyckesföretag kan din översikt vara "XYZ Company är en hantverkare som skapar handgjorda smycken gjorda av äkta ädelstenar."
Skriv ner dina kundservicemål. Om du till exempel äger ett grafiskt designföretag kan dina mål vara att slutföra order inom den angivna tidsramen med mindre än tre revisioner. Om du kör en atletisk skoaffär kan dina kundservice mål hjälpa varje kund att hitta den lämpligaste skoen för sin sport och vara kunnig nog att svara på alla frågor som de har om atletiska skor.
Skriv ner dina kunders rättigheter som de avser ditt företag. Till exempel kan en klädaffär anse att deras kunder har rätt till artig, snabb hjälp och snabb utcheckning.
Lägg till en del i ditt charter om vad ditt företag ska göra för att du ska uppfylla dina kundservicemål och följa dina kunders rättigheter. Gå tillbaka till exemplet på klädaffären, du kan bestämma att du kommer att behålla alla presentationer presenterbara eller ordnade, hälsa varje kund med ett leende och regelbundet införa nya trender i din inventering.
Notera i ditt charter vad kunderna kan göra om de inte känner att deras rättigheter är hedrade, eller om dina kundservicemål inte uppfylldes. Detta kan innehålla postadress, telefonnummer eller e-postadress till en kundklubbavdelning eller företagsledare.
Lägg in kundserviceavtalet på företagets hemsida, blogg eller i din butik eller på kontoret.
