Kontorsutrustning är ofta en av de största kostnaderna för alla affärer. Denna kostnad förhöjs av det faktum att utrustningen kommer att slita ner eller bryta. Att skriva ett detaljerat förslag som beskriver företagets behov och officiellt begär att utrustningen köpas från företagets budget är ett sätt att ersätta dessa objekt. Ett skriftligt förslag gör det möjligt för flera anställda att hålla sig uppdaterade om företagets behov och att fatta beslut baserade på viktig information, till exempel utrustningens kostnad och fördelar för företaget.
Utvärdera behovet. De flesta företag har specificerade budgetar som är definitiva om vad de kan köpa, och när. Bestäm företagets sanna behov genom att studera varje utrustningsartiklar och fråga om det kan repareras, om det kommer att ta ytterligare sex månader till ett år, eller om det skulle vara dyrare att reparera kontra ersätta. Alla objekt som kan repareras eller som kommer att ta en längre tid bör markeras utanför listan över ny utrustning som begärs.
Bestäm företagsvinster. Vad kommer företaget att spara om utrustningen är ersatt nu? Vad kommer det att få? Om du byter ut en skrivbordsskrivare med en fristående företagsskrivare som kan skriva ut flera kopior på en bråkdel av tiden, listar du detta som en vinst, eftersom tiden sparad är fördelaktig. Var väldigt tydlig och kortfattad när du förklarar vad varje utrustning kommer att ta med till företaget.
Forskning ny utrustning. Känn och lista priser, specifikationer, modelltyper, återförsäljare och tillverkare för varje utrustning du begär. Veta vilka säljare som har objekten till lägsta priser och som ligger nära din plats eller har gratis frakt. Känner också till några nackdelar eller problem som kan vara vanligt förekommande med utrustningen.
Skriv ditt grova utkast till förslaget, inklusive avsnitt för en introduktion eller sammanfattning, mål eller mål, företagsbehov, företagsvinster eller förmåner och kostnader. Det kan också vara till hjälp att lista en genomförbar tidslinje för inköp. Inte varje utrustning behöver köpas omedelbart.
Skriv ditt förslag, var uppmärksam på formatering. Se till att alla rubriker är fetstil och raderar ordentligt. Stavningskontrollera ditt arbete med hjälp av både datorns stavningskontrollverktyg och genom att läsa förslaget själv. För att du inte missar något, ställa in ditt förslag åt sidan i flera timmar eller dagar och läs sedan en gång till.
Varning
Håll dina förfrågningar rimliga - om ditt företag verkligen inte behöver en stor industriell modell av utrustning, lista inte den.
Var sanningsenlig i dina utvärderingar av den aktuella utrustningen. Läsarna av ditt förslag måste kunna lita på dina åsikter.
