När någon ansöker om jobb, lån eller uthyrning, kan de förvänta sig att ha sin anställningsstatus verifierad av den potentiella arbetsgivaren, långivaren eller hyresvärden. Att skicka en förfrågningsbrev för ett anställningsbevis ger en plattform för mottagaren att svara med information som är sanningsenlig och tillhandahålls i god tro, och det gör det också möjligt för dig att anpassa begäran. Till exempel kan en hyresvärd bara behöva verifiera en potentiell hyresgästs sysselsättning och löner, en långivare kan vara intresserad av framtida löneökningar och en potentiell arbetsgivare kan kräva mer ingående information om en sökandes anställningsdatum, position och lönehistoria.
Få samtycke och viktig information
Du måste först få skriftligt samtycke från sökanden eftersom de flesta företag inte släpper ut information om en nuvarande eller tidigare anställd utan skriftlig tillåtelse. Ett sätt att göra detta är att få sökanden att underteckna ett tillståndsformulär. Ett annat sätt är att integrera ett samtycke avsnitt i certifikatet för anställningsförfrågan brev. Du borde be sökanden att ange rätt namn och adress för mottagaren. Denna information kan variera kraftigt beroende på arbetsgivaren. Kontaktpersonen kan till exempel vara personalavdelningen i ett stort företag eller företagsägaren i ett mindre företag.
Använd företagsbrevformat
Vissa arbetsgivare använder en standardformulär för begäran om ansökningskontroll. Men andra lämnar formatet och verbiaget av förfrågan upp till dig. Om du skriver brevet utan officiell vägledning använder du ett standard företagsformat och håller förfrågan kort och till-punkt.
Få rakt mot punkten
Använd bokstavens öppningsfack för att ange syftet med brevet och adressens samtycke. Till exempel, öppna med ett uttalande som "Jag skickar en begäran om anställningsverifiering." Följ detta genom att referera till det bifogade godkännandet. Som ett alternativ, sätt in två linjer strax innan hälsningen där sökanden lämnar skriftligt samtycke. Ett enkelt uttalande som "Jag godkänner utgåvan av min sysselsättningsinformation till (företaget eller personen)", följt av sökandens underskrift på en separat linje är tillräcklig.
Ange dina verifikationskrav
Ange sedan den nödvändiga informationen i andra stycket med hjälp av en lista eller punktpunktsformat. Även om specifika krav i det här avsnittet kommer att variera beroende på dina behov och om du kontaktar en nuvarande eller tidigare arbetsgivare innehåller det vanligtvis följande:
- Sökandens fullständiga namn
- Befattning
- Anställningsdatum
- Betalningsränta eller årslön
- För en nuvarande anställd, fråga arbetsgivaren om att ange om ställningen är tillfällig eller permanent
- Också för en nuvarande anställd, be arbetsgivaren att ange huruvida sökandens lön förväntas förbli densamma eller förändras inom de närmaste 12 månaderna
Avsluta brevet
När du har angett verifikationskraven, ange ditt namn och din kontaktinformation i tredje stycket. Detta gör det möjligt för företaget att kontakta dig om de behöver prata med dig via telefon. Lägg till en avslutning till bokstaven som "Med vänliga hälsningar" eller "Respektivt". Slutligen stäng brevet genom att skriva ut och signera ditt namn och ange datum för begäran.
