Långsam orderuppföljning kan sänka kvaliteten på den kundservice som ditt företag kan erbjuda. Kvaliteten på kundtjänst kommer i slutändan att påverka den ekonomiska basen i ditt företag. Att få godkännanden för inköpsorder behandlas så snabbt och effektivt som möjligt, vilket innebär att ditt företag kommer att ha tillgångar som behövs för att hålla saker flyter i rätt tid. Med hjälp av Microsoft Outlook-e-postklienten för att skicka ut beställningsbevis kan förfrågningar effektivisera processen att beställa leveranser eller grossistvaror samtidigt som du säkerställer att du följer rätt inköpsprocedurer.
Förbered en beställning
Gå till sidan "Köp och sälj beställ" mallar på Microsoft Office och välj en mall. Var säker på att du kan öppna, redigera och spara mallen i ett program på din dator. Skapa mallar med hjälp av Microsoft Excel, Microsoft Word eller ett annat tillämpligt program.
Välj "Öppna" när du klickar på knappen "Ladda ner" för den valda mallen för att öppna mallen i det angivna programmet. Anpassa mallen för att möta dina behov och spara den på din dator.
Skapa och spara din egen anpassade mall om du inte gillar någon av de mallar som finns tillgängliga på Microsoft. Om det behövs kan du använda Microsoft-mallarna som en guide.
Skapa ett "nytt dokument" baserat på din mall med hjälp av programmenyn. Att använda en genväg ger inte tillgång till mallar. Fyll i ditt dokument och spara det på din dator.
Använd ett finansiellt program för att skicka en beställning om det är hur du skapar dina beställningar. Vissa finansiella program som QuickBooks har Microsoft Outlook integration så att du kan skicka en inköpsorder för godkännande direkt från programmet.
Exportera inköpsorder från finansiell programvara utan Microsoft Outlook-integration med hjälp av kalkylblad eller ordformat om möjligt. Om det inte är möjligt, skriv ut den färdiga inköpsordern som ett PDF-dokument och spara det till din dator.
Skicka en beställning
Öppna Microsoft Outlook och klicka på knappen "Ny" i övre vänstra hörnet för att öppna ett nytt meddelande.
Gå till fliken "Infoga". Klicka på "Bifoga fil" och navigera till inköpsordern för att välja den. Klicka på "Infoga" -knappen för att bifoga den till e-postmeddelandet.
Ställ in teckensnittstorleken till 14 och teckensnittsfärgen till svart. Skriv "Jag har granskat och godkänt bifogade inköpsorder:." Starta en ny rad.
Ställ in teckensnittstorlek till 11 och teckensnittets färg till grå. Skriv "Granska bifogad köporder och svara på det här e-postmeddelandet. Skriv under "Y- Ditt namn" för att godkänna inköpsordern eller "N- Ditt namn" för att avvisa inköpsordern. Obs! Svaret måste komma från det e-postkonto som det skickades till.
Hoppa över fyra rader och ställa in teckensnittstorleken till 14 och teckensnittets färg till svart. Typ " Jag har inte behörighet att godkänna denna inköpsorder." Starta en ny rad.
Ställ in teckensnittstorlek till 11 och teckensnittets färg till grå. Skriv "Svara på avsändaren. Placera en X i fältet ovan om du inte har behörighet att godkänna denna inköpsorder och om du vet vem som är, ta med namnet, till exempel X - Bill Smith."
tips
-
Skriv ut en kopia av ett godkänt inköpsorderemail och bifoga det till fakturan för inköpet för att dokumentera att inköpet godkändes.
Varning
Att få en fysisk signatur är säkrare än ett e-postgodkännande eftersom någon annan kan få tillgång till personens e-postkonto om det är inloggat hela dagen.
