Projekthanteringsverktyg är vanliga enheter för att hålla reda på aktiviteter, tidsfrister och resurser på ett projekt. De är vanligtvis visuella verktyg som är utformade för att representera projektets mål och aktiviteter - till exempel Gantt-diagram - eller ansvaret för dem som arbetar på olika stadier i ett projekt, såsom simpelbanans diagram.
Pro: Organisation
Projekthanteringsverktyg hjälper dig att hålla dig organiserad från början av projektet. Genom att identifiera alla aktiviteter och deras varaktighet, resurser och ansvariga människor, behöver du aldrig undra vad du ska göra nästa eller vem som är ansvarig. Detaljer är enklare att spåra eftersom de skrivs ner och markeras när de är färdiga. Under ett projekt bidrar bättre organisation till att spara tid och stress och undviker sista minuters kryptering.
Pro: Enkelt delat
Projekthanteringsverktyg skapar vanligtvis ett dokument som fungerar som "projektet i ett ögonkast". Det här projektet kan enkelt delas med alla som arbetar med sina olika komponenter. Alla vet statusen för aktiviteter som kan påverka sitt arbete. Vissa program tillåter redigering med öppen åtkomst så att alla kan se alla detaljer i projektets status också.
Con: Time Investering
Det kan vara betydande tid investerat i att lära och skapa det ursprungliga projektstyrningsverktyget för projektet. Vissa verktyg är ganska lätta att lära, men andra kan vara detaljerade och tekniska. Alla på projektet behöver lära sig att tolka verktyget. någon måste också vara ansvarig för att lära sig hur man skapar verktyget. Ibland kan lära sig specialiserad programvara ta så lång tid som att skapa dokumentet självt.
Con: Uppehåll
Verktyg för projekthantering är bara användbara när de uppdateras regelbundet. Den ursprungliga planen är värdefull, men i verkligheten går projekten aldrig enligt plan. När förändringar händer, till exempel nya uppgifter eller förseningar, behöver dokumentet uppdateras i enlighet med detta. Någon måste vara ansvarig för denna regelbundna uppgift.
