Under ett företags affärsmånad gör revisorerna flera poster i bokföringssystemet. Några av dessa poster förekommer som huvudboksposter som heter "journalposter", direkt till huvudboken. Vissa av dessa poster, när de skrivs in på en månad, måste vända om i nästa månad för att rensa kontot. Ett område som detta gäller är månatliga upplupningar.
Återvändande poster
En post som kräver reversering inkluderar belopp som redovisats i bokföringssystemet för att fördela kostnader som sträcker sig över två redovisningsperioder. Om exempelvis en faktura för en räntebärande lån betalas ut varje månad den 15: e gäller endast hälften av posten för den aktuella månaden medan den andra hälften av posten gäller för nästa månad. För att tillgodose denna transaktion skulle revisorn bekosta hälften av beloppet under den aktuella månaden och göra en justeringspost för den andra halvan av beloppet. I början av nästa månad skulle revisorn behöva vända justeringsposten för att rensa kontot. Fördelen med att använda reverseringsposter är att det gör det möjligt för revisor att reflektera kostnaderna under den period de uppstår.
periodiseringar
Revisorer skapar poster för kostnadsposter som inte mottas. Om du till exempel fakturerade en kund för $ 500 men behövde betala en leverantör 100 USD för att slutföra arbetet för fakturaen och inte fick leverantörsfakturan måste du samla in den. Syftet är att säkerställa att kostnaderna för de intäkter som genereras redovisas också. För den månad som du fakturerade kunden $ 500, skulle du uppnå en kostnad på $ 100 för säljaren, vilket kräver en omkastning i nästa månad. Men när du samlar in och omvänd poster, kan du inte glömma att göra omkastningen eller ditt kostnads konto kommer att överdrivas. En nackdel med att använda reverseringsposter är möjligheten att du kommer glömma att göra dem.
Dubbelarbete
Att göra omvänd poster kräver ett system för att spåra dem för att se till att de slutförs framgångsrikt. Utan att spåra tillbaka poster på ett kalkylblad vet du inte vad du ska vända om i nästa period. Bokföringssystem som kräver att du anger inmatningsuppgifter manuellt, kräver att revisorn gör dubbelarbete. För varje inmatning som kräver omvändelse under nästa period måste revisor göra två poster, en i varje period. Detta kan vara en besvärlig uppgift och kräver att man följer eventuella fel, eftersom beloppen som anges i en period och omvänds i nästa måste vara desamma som noll ut.
Överstatliga eller understatliga konton
En annan nackdel med att använda reverseringsposter är att fel kan överstiga eller underdriva kontot. Medan uppskrivningar gör det möjligt för en revisor att korrekt spåra uppkomna men inte mottagna inkomster eller utgifter kan glömma att omvända inmatningen hamna i en överdriven eller diskret belopp på kontot, eftersom omkastningen skulle vara frånvarande.
Fler poster, fler fel
Att använda omvända poster dubblerar revisorns arbete, och risken för fel ökar när manuell ökning ökar. Ett system som möjliggör automatisk återföring av upplupna inmatningar kan vara den mest effektiva, eftersom den ursprungliga inmatningen endast måste göras en gång. Trots att revisorn fortfarande skulle granska de omvända uppgifterna, skulle hon inte behöva fördubbla sitt arbete.
