Företagskorrespondens är vanligtvis kortfattad och välorganiserad, med författarens tankar presenterade kortfattat för att passa på en sida. Det finns emellertid tillfällen då meddelandet du behöver förmedla kräver två sidor. Att korrekt formatera den andra sidan av ditt företagsbrev säkerställer att läsaren inte förbiser dina slutliga tankar.
Formatering av sidans sidhuvud
Den andra sidhuvudformat du väljer är upp till dig, men den ska alltid innehålla åtminstone det fullständiga namnet på den person som brevet skrivs på. Sidans sidhuvud kan också innehålla sidnummer och datum för bokstaven.
Vissa författare föredrar att använda en enda rad på andra sidan av deras affärsbrev. Detta kallas det horisontella formatet. Till exempel skriver de adressatens namn längst till vänster, centrerar sidnumret och anger datumet motiverat till höger marginal. Med detta format verkar det nästan som om du skapar tre kolumner.
Ett annat sätt att formatera den andra sidan är att använda blockformatet, vilket betyder att du skriver adressatens namn på den övre raden under tummen och anger sedan sidnumret på nästa rad och datumet på den tredje raden. Till exempel:
Herr Davey Jones
Sida 2
1 oktober 2018
I stället för att använda rättjusterad marginal klickar du helt enkelt över förbi mitten av sidan nästan till höger marginal. När läsarna tittar på den andra sidan är det första som de ser är deras namn, sidnummer och datum. På det här sättet, om du väljer att häfte den första och andra sidan, täcker det staplade området inte rubriken på andra sidan.
När du har rubriken på plats borde du lämna tre tomma rader innan du inkluderar resten av ditt företagsbrev. Var noga med att ha tillräckligt med text för att motivera en andra sida. Om du bara har en extra rad eller två, försök klippa ditt brev så att det passar på en sida. Se också till att du inte startar den andra sidan av ditt brev mitt i en mening. När det är möjligt, starta en ny paragraf på den andra sidan så att din bokstav flyter bättre.
Skapa marginal för andra sidan
Om du har en affärsidé på två sidor kanske du vill häfte de två sidorna tillsammans. Det är dock acceptabelt om du enkelt viker de två sidorna i ditt brev så att de passar in i kuvertet. Om du häftar sidorna vet läsaren själv att det finns mer på ditt meddelande än innehållet på första sidan. Om du väljer att inte häftas, måste du dock försäkra dig om att du börjar med att formatera tillräckligt långt från den övre kanten på den andra sidan så att läsaren inser att den andra sidan är lika viktig som den första. En tums margin från toppen av sidan är vanligt. Det är där du börjar den andra sidan rubriken.
Få adressaten rätt till information
Eftersom den andra sidan i din företagsbrev innehåller adressatens namn är det kritiskt att du har adressatens namn stavat korrekt på första sidan i brevet, följt av hennes riktiga namn och adress. På den första sidan av din företagsbrev följer adressatens uppgifter den dag och din returadress.
Om du är osäker på stavningen av någon av adressatens uppgifter, kolla företagets hemsida eller ring företagssekreteraren eller receptionisten. Riskera inte genera dig själv och eventuellt förolämpa adressaten genom att använda felaktig eller föråldrad information.
