Att adressera ett företagsbrev korrekt är viktigt att visas som en professionell och skapa en solid början på ett brev. Ett företagsbrev adresserat felaktigt visar att författaren är antingen lat eller oupptäckt. Ett företagsbrev är inte som att skriva ett brev till en vän och bör behandlas annorlunda. Företagsbokstäver följer alltid ett format som är lätt att replikera efter att ha skrivit en eller två. Spara affärsbrevet på din dator och ersätt informationen för att skapa en mall för framtida brev.
Skriv avsändarens adress och mottagares adress i ett 12-punkts teckensnitt i en lättläst teckensnittstyp som Times New Roman. Program som Microsoft Office erbjuder en brevguide och mallar med korrekt formatering I Microsoft Office 2010 väljer du "File" -knappen och klickar sedan på "Ny" och skapar antingen ett nytt brev eller öppnar en mall.
Använd företagets brevpapper som innehåller ditt namn och adress för att skriva brevet. Om det inte finns något brevhuvud, skriv din fullständiga adress inriktad till vänster längst upp i brevet, inklusive gatuadress, stad och postnummer.
Skriv datumet två inches från toppen, justerad till vänster. Om du använder företagets brevhuvud visas datumet under brevhuvudet. Om du bara skriver din adress går datumet direkt under din adress. Om du skriver brevet under ett par dagar skriver du det datum brevet slutfördes. Skriv ut månaden och inkludera året. Till exempel skulle ett brev skrivet 30 juni 2009 vara daterat den 30 juni 2009.
Skriv mottagarens adress under datumet, vänster motiverat. Inkludera den särskilda titeln och namnet på personen du skriver. Skriv adressen i US Postal Service-format.
Skriv en hälsning under adressen. Detta är vanligtvis Kära (den person som används i adressen). Skriv endast personens förnamn om du känner dem väl, annars använd Mr, Mrs, Ms eller Dr. Om du är osäker på personens kön, skriv bara personens för- och efternamn. Använd "till vem det kan komma ifrån" som hälsning om du inte har ett visst namn för mottagaren. Använd ett kolon efter hälsningen.
