Memorandum, eller noteringar, är korta affärskommunikationer som tjänar till att få viktiga bitar av information över till människor i ett kortfattat och lättläst format. En tydlig memo-rubrik är en viktig aspekt av något memo eftersom det förbereder läsaren för vad som ska komma. En snabbsökning av rubriken avslöjar viktig information om vem som är inblandad i ämnet, vad som kommer att behandlas och när notatet skickades. Ett konsekvent rubrikformat gör det enkelt för anställda och medarbetare att läsa, förstå och arkivera dessa användbara dokument.
Formatera varje memo på samma sätt med, från, datum och ämneslinjer tydligt angivna. Dessa element ska skrivas ut på separata linjer och i stora bokstäver.
Skriv namn och titlar på alla avsändare och mottagare i avsnittet "till" och "från" i memo. Du behöver inte använda Mr eller Mrs. i ett memo, även om Dr används ibland. Inkludera både för- och efternamn för varje enskild person för att undvika förvirring.
Ange aktuellt datum i avsnittet "datum" i rubriken. Inkludera inte veckodagen, men inkludera året.
Skriv en kortfattad och informativ ämnesrad. Undvik en- eller två-word-ämnen som inte förmedlar tillräckligt med information, till exempel "Företagsuppdatering." Välj ett ämne som låter dina mottagare veta exakt vad memot handlar om, till exempel "Company Dress Code Update."
tips
-
Rubrikelementen kan omordnas efter önskemål. Vissa företag föredrar att ha ämneslinjen högre i rubriken. Oavsett vad du väljer, behåll det konsekvent från ett memo till nästa.
Om du använder ett förtryckt noteringsblad och skriver detaljerna för hand behöver du inte inkludera ett kolon efter varje element i rubriken.
