Nu frågar företagen mer än någonsin att anställda ska ge bevis för allt från sina resekostnader för att bevisa att deras barn verkligen är deras biologiska avkommor för försäkringsändamål. I centrum av den här dokumentationen är personalavdelningen, eftersom den här avdelningen i de flesta små till medelstora organisationer är navet för all personaldokumentation. När dina förmåner avbryts eller om du har problem med din W-2 eller lönecheck, är personalavdelningen platsen för att börja din förfrågan.
Skriv datumet. Hoppa över en rad och skriv namn och titel på din kontaktperson i personalavdelningen. På separata rader skriver du avdelningens namn, organisationens namn och adress. Hoppa över en extra rad och skriv "Kära Mr./Ms. (Efternamn)" följt av ett kolon. Om du inte vet namnet på den person som ansvarar för överklaganden i personalavdelningen, ring och ta reda på så att du kan inkludera hans namn på ditt brev. Ett brev skrivet till en viss person är mer benägna att läsas och ageras än en allmän bokstav riktad till avdelningen som helhet.
Öppna brevet genom att identifiera dig själv med ditt namn, anställd ID-nummer och avdelning, om tillämpligt. Förklara att du tilltalar ett beslut som personalavdelningen har gjort. Förklara beslutet i detalj och ta med en kopia av dokumentationen som du fått, till exempel ett brev.
Ge din sida av historien, och ge bevis för att tillbaka dina påståenden. Om din försäkring till exempel tappades för att mänskliga resurser hävdade att du inte betalade din premie, tillhandahålla bevis som försäkringsbolag kvitton eller löneposter som visar att försäkringspremien drogs från din lön. Använd en faktum av faktum. Misstag händer, och att bli arg på mottagaren är inte troligt att hjälpa ditt fall.
Tack mottagaren för sin tid, och erbjuda att träffa henne för att diskutera eventuella frågor som hon har. Ange ditt telefonnummer och din e-postadress så att hon kan kontakta dig.
Skriv "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre rader. Skriv ditt fullständiga namn och titel. Skriv brevet på företagets brevhuvud och skriv under ditt typade namn.
